informations générales
Saint-Denis
Gestion administrative générale :
> Instruire et suivre les dossiers de demandes de subventions et bilans (pédagogiques et financiers)
> Assurer la programmation et le suivi des plannings des salariés en lien étroit avec l'équipe de direction
> Centraliser l'ensemble des justificatifs administratifs et financiers liés aux projets pour les bilans et éventuels audits : conventions, avenants, copie des différents justificatifs et pièces comptables (devis, bon de commande, factures, justificatifs de paiement, feuilles de temps, ou tout autre justificatif concerné)
> Mettre en place un classement et un système d'archivage et de classement pérenne et collaboratif par action
> Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et financière en lien étroit avec l'équipe de direction
> Contribuer à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux, à la rédaction des réponses aux enquêtes, aux évaluations, participer aux réunions périodiques de suivi des actions
> Participer à la rédaction des éventuelles conventions et avenants
> Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Gestion financière :
> Enregistrer les pièces comptables sur la plateforme CEGID
> Préparer les éléments nécessaires au reporting des actions (tableau de gestion, budget des actions, suivi congés,...)
> Assurer la préparation des règlements par chèque pour les fournisseurs
> Participer au suivi de la trésorerie
> Rédiger les mails et courriers à destination des partenaires et fournisseurs
> Participer à la préparation des budgets prévisionnels annuels des projets (masse salariale, investissement, fonctionnement) et recenser les éventuels besoins supplémentaires en amont en lien avec les services concernés
> Sur une base quotidienne, collecter auprès des responsables de projets les justificatifs nécessaires
> Participer à l'organisation des réunions de bilans périodiques et finales qui serviront pour l'envoi des justificatifs aux différents bailleurs
> Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information