informations générales
Bayonne
MISSIONS ET ACTIVITES :
Missions du poste :
- Management de l'équipe administrative ;
- Gestion administrative générale ;
- Gestion budgétaire ;
- Gestion des Ressources Humaines.
Activités du poste :
Management de l'équipe administrative :
- Encadrer l'équipe administrative et coordonner ses activités (5 personnes) ;
- Organiser et répartir les tâches de ses collaborateurs, spécialisés dans leurs domaines respectifs : comptabilité et finance, accueil, assiduité, édition des plannings, administration ;
- Définir leurs objectifs, évaluer leur performance, accompagner leur montée en compétences.
Gestion administrative générale
- Elaborer des procédures et optimiser la gestion des contrats d'apprentissage :
o Vérifier la conformité des contrats ;
o Superviser le traitement de chaque contrat par les OPCO, et le cas échéant mettre en place une procédure de relance ;
o Superviser la facturation selon les échéances définies par les OPCO ;
o Superviser le maintien et la mise à jour des données dans le logiciel métier (Ypareo) ;
o Superviser l'optimisation de logiciel métier (mise en place de procédures d'automatisation).
- Elaborer des procédures et les outils nécessaires au bon fonctionnement du CFA en conformité avec Qualiopi :
o Mise en place et maintien du système de documentation partagé ;
o Optimisation de l'archivage numérique ;
o Elaboration de tableaux de bord ;
o Participation à la rédaction du rapport d'activité annuel en lien avec la Direction ;
o Rédaction de notes internes.
- Participer à la rédaction de rapports en vue de leur présentation aux Conseils communautaire et permanent ;
- Assurer une fonction de veille juridique, respecter l'application des réglementations et de la législation liées à l'activité du CFA ;
- Assurer l'interface administrative avec les différents service support de la Communauté d'agglomération Pays Basque ;
- Assurer le suivi administratif des Conseils de perfectionnement et des Conseils d'exploitation.
Gestion budgétaire :
- Participer à l'élaboration du budget annuel ;
- Superviser la gestion et le suivi du budget ;
- S'assurer de la bonne tenue des documents comptables et budgétaires ;
- Elaborer des documents et procédures, notamment participer à la création d'une comptabilité analytique, en lien avec la Direction.
Gestion Ressources Humaines :
- Assurer le suivi de la masse salariale du CFA (fonctionnaires, contractuels, vacataires, prestataires) ;
- Assister la Direction dans certaines procédures de recrutement ;
- Accompagner les agents au niveau de leur vie administrative en lien avec la Direction ;
- Veiller au respect des dispositions réglementaires en matière de prévention des risques.
QUALIFICATIONS / EXPERIENCES :
- Maîtrise des financements et de la gestion publique ;
- Connaissance des procédures de Marchés Publics ;
- Maîtrise des conditions légales, réglementaires, administratives et financières de l'apprentissage ;
- Connaissance des conditions nécessaires à l'accès des formations du CFA ;
- Excellente capacité d'écoute et d'encadrement ;
- Excellentes capacités rédactionnelles et esprit de synthèse ;
- Capacité de conception d'outils de suivi ;
- Maîtrise de l'outil bureautique et des nouveaux outils numériques collaboratifs ;
- Rigueur et sens de l'organisation ;
- Capacité à prendre des initiatives et à référer au supérieur hiérarchique.
CARACTERISTIQUES DU POSTE :
- Cadre d'emploi des Rédacteurs territoriaux ;
- Recrutement par voie statutaire ou ouvert aux agents contractuels, conformément à l'article L332-8 2° du Code Général de la Fonction Publique ;
- Emploi permanent à temps complet à pourvoir à compter du 1er septembre 2024 ;
- Lieu de travail : Centre de Formation des Apprentis de Bayonne ;
- Permis B obligatoire.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMissions du poste :
- Management de l'équipe administrative ;
- Gestion administrative générale ;
- Gestion budgétaire ;
- Gestion des Ressources Humaines.
Activités du poste :
Management de l'équipe administrative :
- Encadrer l'équipe administrative et coordonner ses activités (5 personnes) ;
- Organiser et répartir les tâches de ses collaborateurs, spécialisés dans leurs domaines respectifs : comptabilité et finance, accueil, assiduité, édition des plannings, administration ;
- Définir leurs objectifs, évaluer leur performance, accompagner leur montée en compétences.
Gestion administrative générale
- Elaborer des procédures et optimiser la gestion des contrats d'apprentissage :
o Vérifier la conformité des contrats ;
o Superviser le traitement de chaque contrat par les OPCO, et le cas échéant mettre en place une procédure de relance ;
o Superviser la facturation selon les échéances définies par les OPCO ;
o Superviser le maintien et la mise à jour des données dans le logiciel métier (Ypareo) ;
o Superviser l'optimisation de logiciel métier (mise en place de procédures d'automatisation).
- Elaborer des procédures et les outils nécessaires au bon fonctionnement du CFA en conformité avec Qualiopi :
o Mise en place et maintien du système de documentation partagé ;
o Optimisation de l'archivage numérique ;
o Elaboration de tableaux de bord ;
o Participation à la rédaction du rapport d'activité annuel en lien avec la Direction ;
o Rédaction de notes internes.
- Participer à la rédaction de rapports en vue de leur présentation aux Conseils communautaire et permanent ;
- Assurer une fonction de veille juridique, respecter l'application des réglementations et de la législation liées à l'activité du CFA ;
- Assurer l'interface administrative avec les différents service support de la Communauté d'agglomération Pays Basque ;
- Assurer le suivi administratif des Conseils de perfectionnement et des Conseils d'exploitation.
Gestion budgétaire :
- Participer à l'élaboration du budget annuel ;
- Superviser la gestion et le suivi du budget ;
- S'assurer de la bonne tenue des documents comptables et budgétaires ;
- Elaborer des documents et procédures, notamment participer à la création d'une comptabilité analytique, en lien avec la Direction.
Gestion Ressources Humaines :
- Assurer le suivi de la masse salariale du CFA (fonctionnaires, contractuels, vacataires, prestataires) ;
- Assister la Direction dans certaines procédures de recrutement ;
- Accompagner les agents au niveau de leur vie administrative en lien avec la Direction ;
- Veiller au respect des dispositions réglementaires en matière de prévention des risques.
QUALIFICATIONS / EXPERIENCES :
- Maîtrise des financements et de la gestion publique ;
- Connaissance des procédures de Marchés Publics ;
- Maîtrise des conditions légales, réglementaires, administratives et financières de l'apprentissage ;
- Connaissance des conditions nécessaires à l'accès des formations du CFA ;
- Excellente capacité d'écoute et d'encadrement ;
- Excellentes capacités rédactionnelles et esprit de synthèse ;
- Capacité de conception d'outils de suivi ;
- Maîtrise de l'outil bureautique et des nouveaux outils numériques collaboratifs ;
- Rigueur et sens de l'organisation ;
- Capacité à prendre des initiatives et à référer au supérieur hiérarchique.
CARACTERISTIQUES DU POSTE :
- Cadre d'emploi des Rédacteurs territoriaux ;
- Recrutement par voie statutaire ou ouvert aux agents contractuels, conformément à l'article L332-8 2° du Code Général de la Fonction Publique ;
- Emploi permanent à temps complet à pourvoir à compter du 1er septembre 2024 ;
- Lieu de travail : Centre de Formation des Apprentis de Bayonne ;
- Permis B obligatoire.
