Chargé / Chargée d'accueil

Actual Miribel recherche pour son client un(e) Secrétaire d'accueil pour rejoindre son équipe dynamique à Civrieux (01390) au plus tôt. Sous la responsabilité de la Responsable d'établissement, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'établissement.

Missions :

- Assure l'accueil téléphonique et physique
- Gère le courrier (réception, distribution, préparation et envoi) dont le courrier externalisé
- Gère les mailings des documents/produits dans les bacs des clients (ciblages)
- Organise l'envoi des fournitures d'imprimerie (badges, cartes de visites, carnet d'ordonnances, etc.) vers les clients
- Gère les achats de frais généraux et fournitures de bureaux et achats divers
- Gère l'envoi externalisé des factures (NEOPOST aujourd'hui et autres prestataires)
- Gère les tripartites (rapprochement, mise sous pli et envoi)
- Gère les réservations d'hôtels, les prêts de véhicules et déplacements des salariés (saisie des justificatifs dans KIMOCE ou tout autre outil utilisé)
- Participe à l'organisation des manifestations locales et évènements (réunions du personnel, congrès régionaux) sur site en lien avec les autres services (aménagement de la salle/des espaces, achat de nourriture et éventuels consommables, )
- Coordonne l'enlèvement des déchets (piles, ampoules, déchets des imprimantes)
- Peut-être amené(e) à effectuer tout travail de secrétariat (envoi de factures, rédaction de courriers,) ou tâches diverses en lien avec le bon fonctionnement de l'établissement
Nous recherchons une personne possédant les compétences suivantes :
- Bac à Bac+2 en secrétariat, assistanat, gestion administrative ou équivalent
- Première expérience réussie en :
- - Accueil / standard

- - Secrétariat administratif


- - Gestion de services généraux


Compétences

- Maîtrise des tâches administratives (courriers, facturation, mise sous pli, mailings)
- Gestion des fournitures et des achats courants
- Organisation logistique (réservations, déplacements, événements)
- Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook)
- Aisance avec les outils informatiques
- Utilisation d'outils d'affranchissement / externalisation du courrier (type Neopost)

Qualités personnelles

- Excellent relationnel : à l'aise avec l'accueil physique et téléphonique
- Sens aigu du service interne et externe
- Discrétion & confidentialité
- Rigueur et fiabilité
- Réactivité

Dans le cadre de l'organisation de réunions/séminaires, il est nécessaire que la personne soit en capacité de déplacer des tables (sur roulettes) et d'empiler des chaises.

L'agence Actual Miribel vous attend avec impatience pour construire ensemble votre travail !