informations générales
Grenoble
- Assurer les activités d'assistanat ;
- Être un-e interlocuteur-rice privilégié-e pour toute personne interpellant le service (agent-e-s, responsables, directions, partenaires) ;
- Assurer le suivi logistique des ateliers d'auto-formation mis en place, des réunions de service, ainsi que le suivi des enveloppes budgétaires et de dossiers spécifiques ;
- Garantir un accueil de qualité.
- Accueil physique et téléphonique :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Répondre aux questions des agents en lien avec le service
- Orienter les agents-es et les usagers vers le bon interlocuteur
- Assurer le lien entre les services
- Assurer le lien entre les usagers et la collectivité
- Traitement de l'information :
- Être un lieu ressource pour informer les agents-es
- Être le fil conducteur du traitement et du relais de l'information
- Réactivité dans le traitement des mails pour une meilleure efficacité
- Rôle d'interlocuteur-trice premier-ère dans le service
- Transmettre l'information au bon interlocuteur
- Savoir recenser et transmettre les informations utiles et nécessaires au bon fonctionnement du service
- Assurer le dispatching du courrier et des paraphes
- Diffuser les notes de service, compte-rendu de réunions
- Gestion administrative :
- Assurer la logistique du service :
- Réservation de salle
- Organisation de réunions
- Organisation et gestion du classement
- Gestion des stocks de consommable pour le service
- Suivi tableaux de bords
- Gestion des dossiers quotidiens : missions propres/spécifiques liées au poste
- Rédiger des courriers- mails et compte-rendu :
- Prise de notes
- Réponse aux mails et courriers
- Correction des fautes et relecture des paraphes
- Mise à jour des documents
- Gestion de la pointeuse OCTIME (Badgeages, gestion des congés)
- Missions inhérentes à la fonction
- Traitement des CET (comptes-épargne temps)
- Traiter et gérer les CET et assurer leur suivi
- Rédiger les attestations CET pour les agent-e-s et/ou les collectivités en cas de départ du CCAS
- Rédiger les conventions avec les collectivités en cas de reprise des CET et donc de financement
- Assurer les diffusions auprès des différent-e-s interlocteur-rices
- Traitement des Congés exceptionnels
- Assurer le suivi des congés exceptionnels de l'ensemble des agent-e-s de la collectivité
- Créer des outils pour en optimiser la gestion
- Assurer un premier accueil pour informer les agent-e-s des conditions à remplir et des formalités à accomplir
- Participation à la gestion des absences pour raisons médicales
- Rédiger des fiches de liaison pour organisation des visites médicales des agent-e-s en lien avec le Pôle Bien Etre
- Rédiger les convocations des agent-e-s auprès des médecins et en assurer la diffusion et le suivi
- Engager, valider et liquider les factures liées aux expertises médicales
- Organisation des cérémonies du CCAS de la ville de Grenoble
Pour les retraites
- Assurer un lien avec le service compétent de la ville de Grenoble pour informer des agent-e-s présent-e-s lors de la cérémonie
- Préparer les éléments constitutifs de la carrière des agent-e-s
Pour les médailles
Constituer le dossier pour la préfecture (vérification des conditions statutaires à remplir etc.)
- Assurer toute la logistique de cette cérémonie (réserver les salles, commander les médailles, commander les présents etc.
- Rédiger l'invitation auprès des agent-e-s,
- Préparer les éléments constitutifs de la carrière des agent-e-s