informations générales
Péronnas
Réalise de multiples activités d'accueil, d'information, d'administration, de gestion et de documentation
contribuant au bon fonctionnement de la structure. Assiste la direction, les chargés de projet et de documentation
ainsi que les administrateurs dans l'exercice de leurs missions.
Au niveau administratif:
- Rédiger les correspondances, notes, convocations et documents d'information
- Saisir, mettre en forme, imprimer et diffuser des documents
- Gérer le courrier, arrivée et départ mettre sous pli des courriers, affranchissements, relations avec La Poste
- Imprimer des documents, réalisation d'étiquettes (élaboration de publipostage)
- Créer et tenir à jour des outils de travail collectif (agenda électronique, bases de données contacts et mailing-listes, outils de communication internes multimédias, devis...)
- Classer physiquement et numériquement des dossiers et archives
- Participer à l'amélioration des procédures administratives de la structure.
Au niveau Comptabilité:
- Etablir et enregistrer des devis et factures d'interventions dans un fichier, prestations et relances éventuelles
- Collecter, vérifier et enregistrer les notes de frais
- Effectuer des commandes, vérifier et préparer le paiement des factures fournisseurs
- Vérifier les relevés de compte
- Préparer les navettes à transmettre au siège pour saisie en comptabilité.
Au niveau de la Gestion administrative des formations :
- Gérer les inscriptions et les conventions associées, l'envoi des convocations, les fiches d'émargement, la réalisation et l'envoi d'attestations de présence.via le logiciel Digiforma dans le respect des procédures Qualité.
Appui au travail de l'équipe:
- Accueillir, informer, orienter les usagers (physiquement, par téléphone, par courriel)
- Contribuer à la gestion administrative des demandes de financement
-Gérer les aspects logistiques des activités de l'équipe :
*Appui à l'organisation de manifestations : formations, colloques, conférences, réunions, temps conviviaux, .
*Réservation de salles
*Recherche de prestataires et recueil des devis
*Organisation des déplacements (réservation train, avion, voiture, hôtel et restaurant)
*Saisie de données d'activités dans les différentes bases de données
- Gérer et optimiser l'intendance (locaux, matériels, fournitures .) Commande et achat en magasin si besoin. Relation avec la société de ménage et liens avec les intervenants
- Le cas échéant, gestion des véhicules de service (réservation, entretien, révision, nettoyage)
PROFIL SOUHAITE:
- Bac+2 management ou gestion avec expérience similaire
- Expérience animation de groupes serait un plus
- Maîtriser les outils bureautiques + navigation internet, bonnes capacités rédactionnelles
- Personne autonome et organisée sachant faire preuve de discrétion et respecter le secret professionnel.
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ainsi que les administrateurs dans l'exercice de leurs missions.
Au niveau administratif:
- Rédiger les correspondances, notes, convocations et documents d'information
- Saisir, mettre en forme, imprimer et diffuser des documents
- Gérer le courrier, arrivée et départ mettre sous pli des courriers, affranchissements, relations avec La Poste
- Imprimer des documents, réalisation d'étiquettes (élaboration de publipostage)
- Créer et tenir à jour des outils de travail collectif (agenda électronique, bases de données contacts et mailing-listes, outils de communication internes multimédias, devis...)
- Classer physiquement et numériquement des dossiers et archives
- Participer à l'amélioration des procédures administratives de la structure.
Au niveau Comptabilité:
- Etablir et enregistrer des devis et factures d'interventions dans un fichier, prestations et relances éventuelles
- Collecter, vérifier et enregistrer les notes de frais
- Effectuer des commandes, vérifier et préparer le paiement des factures fournisseurs
- Vérifier les relevés de compte
- Préparer les navettes à transmettre au siège pour saisie en comptabilité.
Au niveau de la Gestion administrative des formations :
- Gérer les inscriptions et les conventions associées, l'envoi des convocations, les fiches d'émargement, la réalisation et l'envoi d'attestations de présence.via le logiciel Digiforma dans le respect des procédures Qualité.
Appui au travail de l'équipe:
- Accueillir, informer, orienter les usagers (physiquement, par téléphone, par courriel)
- Contribuer à la gestion administrative des demandes de financement
-Gérer les aspects logistiques des activités de l'équipe :
*Appui à l'organisation de manifestations : formations, colloques, conférences, réunions, temps conviviaux, .
*Réservation de salles
*Recherche de prestataires et recueil des devis
*Organisation des déplacements (réservation train, avion, voiture, hôtel et restaurant)
*Saisie de données d'activités dans les différentes bases de données
- Gérer et optimiser l'intendance (locaux, matériels, fournitures .) Commande et achat en magasin si besoin. Relation avec la société de ménage et liens avec les intervenants
- Le cas échéant, gestion des véhicules de service (réservation, entretien, révision, nettoyage)
PROFIL SOUHAITE:
- Bac+2 management ou gestion avec expérience similaire
- Expérience animation de groupes serait un plus
- Maîtriser les outils bureautiques + navigation internet, bonnes capacités rédactionnelles
- Personne autonome et organisée sachant faire preuve de discrétion et respecter le secret professionnel.
