informations générales
Bordeaux
Mission 1 : Gestion administrative des actions portées par le GIP pour les appels à projets et appels à manifestation d'intérêt disposant de financements extérieurs (France 2030 notamment),
A ce titre elle/il doit : (activités)
- Réaliser l'ensemble des tâches administratives liées aux projets montés et suivis (secrétariat courant, traitement des demandes des partenaires, collecte des pièces justificatives, établir les bons de commandes, les ordres de mission et les conventions inhérentes au projet, archivage et suivi dans un dossier unique partagé) ;
- Recueillir les pièces justificatives du projet (accord de consortium, lettres d'engagement des partenaires, conventions, émargements.), transmission et réponse aux pièces complémentaires demandées lors de l'instruction ;
- Accompagner les partenaires du projet dans la gestion de leur dispositif ;
- Collecter les documents et faire le lien avec les services RH et financier pour les éventuelles demandes de vacations (demande d'autorisation de cumul, demande d'intervention en vacation et fiches signalétiques, lettres d'engagement en vacation, états récapitulatifs des interventions en vacations.), contrôle des heures ;
- Participer aux réunions de régulation ;
- Contribuer au suivi et à l'animation des projets.
Mission 2 : Gestion financière et suivi des activités des projets,
- Participation à l'élaboration du budget pluriannuel prévisionnel ;
- Réaliser l'ensemble des tâches financières liées aux projets : transmission de la programmation budgétaire pluriannuelle des actions, création et mise à jour de tableaux de suivi, vérifier l'éligibilité des dépenses et suivre la consommation des enveloppes budgétaires, effectuer le suivi des dépenses de valorisation le cas échéant ;
- Effectuer le suivi financier régulier et en informer les partenaires et les interlocuteurs pédagogiques ;
- Réaliser les bilans d'exécution intermédiaires et finaux du projet, préparer un état récapitulatif des actions détaillées du projet, réaliser un compte-rendu financier du projet ;
Mission 3 : Contrôle et compte rendu de gestion,
Vérification de l'ensemble des opérations avant leur validation par l'ordonnateur : vérification de factures fournisseurs et clients (mentions obligatoires légales, libellé, base de liquidation), des frais de déplacement (calcul km, base de liquidation.), de l'imputation budgétaire et analytique, vérification et cohérence des justificatifs comptables en dépenses et recettes (conventions.), vérification et validation des RIB et des tiers.
Mission 4 : contribuer à la démarche qualité du GIP (label EDUFORM / QUALIOPI) et à la démarche RSE
A ce titre, elle/il doit : (activités)
- en lien avec le référent Label Qualité du GIP : préparer les dossiers pour les audits, suivre le planning des échéances, suivre le processus « organisation et mise en œuvre de la stratégie »,
- Contribuer au suivi des processus supports du GIP,
- Participer aux diverses réunions et revues de processus,
- Rédiger et mettre à jour les fiches de procédure essentielles,
- Participer à la mise à jour et au classement des documents du service (modèles .).
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireA ce titre elle/il doit : (activités)
- Réaliser l'ensemble des tâches administratives liées aux projets montés et suivis (secrétariat courant, traitement des demandes des partenaires, collecte des pièces justificatives, établir les bons de commandes, les ordres de mission et les conventions inhérentes au projet, archivage et suivi dans un dossier unique partagé) ;
- Recueillir les pièces justificatives du projet (accord de consortium, lettres d'engagement des partenaires, conventions, émargements.), transmission et réponse aux pièces complémentaires demandées lors de l'instruction ;
- Accompagner les partenaires du projet dans la gestion de leur dispositif ;
- Collecter les documents et faire le lien avec les services RH et financier pour les éventuelles demandes de vacations (demande d'autorisation de cumul, demande d'intervention en vacation et fiches signalétiques, lettres d'engagement en vacation, états récapitulatifs des interventions en vacations.), contrôle des heures ;
- Participer aux réunions de régulation ;
- Contribuer au suivi et à l'animation des projets.
Mission 2 : Gestion financière et suivi des activités des projets,
- Participation à l'élaboration du budget pluriannuel prévisionnel ;
- Réaliser l'ensemble des tâches financières liées aux projets : transmission de la programmation budgétaire pluriannuelle des actions, création et mise à jour de tableaux de suivi, vérifier l'éligibilité des dépenses et suivre la consommation des enveloppes budgétaires, effectuer le suivi des dépenses de valorisation le cas échéant ;
- Effectuer le suivi financier régulier et en informer les partenaires et les interlocuteurs pédagogiques ;
- Réaliser les bilans d'exécution intermédiaires et finaux du projet, préparer un état récapitulatif des actions détaillées du projet, réaliser un compte-rendu financier du projet ;
Mission 3 : Contrôle et compte rendu de gestion,
Vérification de l'ensemble des opérations avant leur validation par l'ordonnateur : vérification de factures fournisseurs et clients (mentions obligatoires légales, libellé, base de liquidation), des frais de déplacement (calcul km, base de liquidation.), de l'imputation budgétaire et analytique, vérification et cohérence des justificatifs comptables en dépenses et recettes (conventions.), vérification et validation des RIB et des tiers.
Mission 4 : contribuer à la démarche qualité du GIP (label EDUFORM / QUALIOPI) et à la démarche RSE
A ce titre, elle/il doit : (activités)
- en lien avec le référent Label Qualité du GIP : préparer les dossiers pour les audits, suivre le planning des échéances, suivre le processus « organisation et mise en œuvre de la stratégie »,
- Contribuer au suivi des processus supports du GIP,
- Participer aux diverses réunions et revues de processus,
- Rédiger et mettre à jour les fiches de procédure essentielles,
- Participer à la mise à jour et au classement des documents du service (modèles .).
