informations générales
Thonon-les-Bains
Vous serez placé(e) sous la responsabilité directe de la Responsable du Pôle administratif et financier du service, et sous la responsabilité du Directeur des bâtiments - patrimoine - construction, vous aurez en charge l'assistance du service.
L'accueil :
- Accueil téléphonique et du public les Lundi, Mercredi et Jeudi 7h30 à 12h et de 13h30 à 17h, les Mardi et Vendredi de 7h30 à 11h30 et de 13h30 à 17h00
- Remise des clés des bâtiments communaux aux entreprises (uniquement en l'absence du collègue concerné)
Le secrétariat et l'assistance du service :
- Rédaction, saisie des courriers, mise en forme de documents techniques, délibérations et comptes-rendus, préparation des décisions du Maire et attestations de TVA réduite ;
- Gestion administrative du personnel : tableau mensuel des astreintes et des heures de ménage ;
- Suivi des véhicules de service : Référente pour le garage municipal, organisation des contrôles, suivi de la consommation de carburant ;
- Suivi des bordereaux de suivi des déchets via la plateforme Trackdéchets ;
- Référente Archives : Organisation et gestion de l'archivage propre au service Bâtiments ;
- Gestion des fournitures de bureau et d'entretien ;
- Gestion des badges de parking ;
- Référente du Comité des Œuvres Sociales (COS).
La comptabilité :
- Dispatching journalier des factures arrivant dans le service ;
- Vérification du pré-bordereau avant mandatement ;
- Gestion financière des contrats/marchés du Pôle Maintenance en lien avec le Chargé de
Maintenance et des marchés à bons de commande (concernant le marché de prestations
- d'électricité uniquement en l'absence de l'Assistante Financière) ;
- Saisie de bons de commandes, d'engagements et traitement des factures sur le logiciel SEDIT afin de dégager du temps aux Chargés d'opérations, Responsables de secteur et au Responsable de la régie (hors Pôle Energie).
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- Accueil téléphonique et du public les Lundi, Mercredi et Jeudi 7h30 à 12h et de 13h30 à 17h, les Mardi et Vendredi de 7h30 à 11h30 et de 13h30 à 17h00
- Remise des clés des bâtiments communaux aux entreprises (uniquement en l'absence du collègue concerné)
Le secrétariat et l'assistance du service :
- Rédaction, saisie des courriers, mise en forme de documents techniques, délibérations et comptes-rendus, préparation des décisions du Maire et attestations de TVA réduite ;
- Gestion administrative du personnel : tableau mensuel des astreintes et des heures de ménage ;
- Suivi des véhicules de service : Référente pour le garage municipal, organisation des contrôles, suivi de la consommation de carburant ;
- Suivi des bordereaux de suivi des déchets via la plateforme Trackdéchets ;
- Référente Archives : Organisation et gestion de l'archivage propre au service Bâtiments ;
- Gestion des fournitures de bureau et d'entretien ;
- Gestion des badges de parking ;
- Référente du Comité des Œuvres Sociales (COS).
La comptabilité :
- Dispatching journalier des factures arrivant dans le service ;
- Vérification du pré-bordereau avant mandatement ;
- Gestion financière des contrats/marchés du Pôle Maintenance en lien avec le Chargé de
Maintenance et des marchés à bons de commande (concernant le marché de prestations
- d'électricité uniquement en l'absence de l'Assistante Financière) ;
- Saisie de bons de commandes, d'engagements et traitement des factures sur le logiciel SEDIT afin de dégager du temps aux Chargés d'opérations, Responsables de secteur et au Responsable de la régie (hors Pôle Energie).
