Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e)

La société recherche un/une assistant(e) en charge de l'administration commerciale (facturation, gestion des contrats, suivi des demandes clients) et de la gestion administrative de l'équipe Formation (Planification des formations, suivi des conventions, mesure de la satisfaction client...) pour sa suite logicielle HESTIA.

Hestia Système Web est un logiciel qui facilite la gestion informatisée de la restauration et de l'alimentation en milieu de soins (www.hestia-systeme.fr ).

Votre quotidien sera articulé autour de ces 2 missions, comme suit :

Gestion administrative du pôle Formation :

* Prise en charge des demandes de formation des clients Hestia Système : évaluer les besoins, proposer les parcours de formation adaptés, définir les conventions de formation
* Formalisation des offres de formation en lien avec l'équipe commerciale, suivi et relance régulière des Clients
* Organiser la planification des formations auprès de l'équipe des formateurs en collaboration avec la/le Responsable du Pôle formation et la Cellule Déploiement/Projets Hestia Système
* Faciliter le suivi des formations, en lien avec l'équipe Formateurs, en assurant la complétude des dossiers administratifs (Convention validée, Attestation de présence.) associés

Administration des Ventes Hestia Système:

* Enregistrement & archivage des commandes, édition des accusés de réception (AR Commande)
* Établissement des factures, en conformité avec les Directives Clients et les règles comptables, recouvrement des impayés
* Rédaction des contrats de Services (Maintenance, Hébergement, Location) à destination de nos clients, selon les particularités Clients (Groupe de Santé, Établissement Public.)
* Gestion administrative rigoureuse des opérations Administration des Ventes au sein de notre logiciel ERP

Vous êtes une personne de confiance, animée d'une grande rigueur, et aimez contribuer à faciliter la gestion d'une entreprise au quotidien.

Autonome, sens de l'écoute et du travail en équipe, flexibilité et organisation sont des atouts requis pour ce poste. Une aisance en informatique et le sens du service client sont indispensables

Nos clients sont issus des secteurs hospitaliers public et privé et/ou médico-social ainsi que de la restauration collective
Expérience exigée en Administration des Ventes ou gestion administrative de société, idéalement dans le secteur des Services à la Personne ou de l'Assurance

Connaissances bureautiques :

* Maitrise de la suite Office
* Connaissance comptables et usage au quotidien d'un logiciel de comptabilité, ou ERP
* Une connaissance des Marchés Publics français serait un plus