Assistant(e) administratif(tive) de projet

Envie de contribuer à une mission sociale et solidaire tout en développant vos compétences en tant que gestionnaire administratif(ve) de projets (F/H) ? Rejoignez-nous pour une expérience professionnelle enrichissante !

Notre organisme de formation et d'insertion socioprofessionnelle, acteur régional clé dans l'économie sociale et solidaire, accueille chaque année 10 000 personnes et compte 160 salariés. Nous opérons sur 8 territoires et 17 sites dans les Bouches-du-Rhône, le Var et le Gard, pour accompagner salariés, demandeurs d'emploi, apprentis, jeunes et adultes vers la qualification professionnelle et l'emploi.

Nous recrutons, dans le cadre d'un CDD de remplacement, un(e) au sein du Service Projets et Développement, un(e) gestionnaire administratif(ve) de projets.

Rattaché(e) au(à la) responsable du service Projets et Développement, vous assurer les activités administratives nécessaires au bon déroulement de la gestion des projets, de leur conception à leur clôture définitive et faciliter leur réalisation, dans le respect des délais et des consignes.

De plus, vous contribuer à la qualité des projets de développement de la structure.

Vos missions principales sont les suivantes :

- Organiser et effectuer la veille : inscriptions et mise à jour sur les plateformes dédiées

- Préparer et organiser toutes les informations et les documents nécessaires à la constitution des dossiers de candidatures et d'offres : structurer et adapter les documents administratifs, les références, les descriptifs des locaux et équipements, les moyens humains (CV.)

- Organiser auprès des différents acteurs et partenaires du projet la collecte des documents constitutifs des dossiers

- Veiller à la complétude des dossiers et au respect des consignes et modalités de dépôt des projets des commanditaires, financeurs ou clients avant de déposer

- Contribuer à la préparation des négociations

- Gérer et mettre à jour la base documentaire des activités

- Mettre en place les outils nécessaires à l'organisation administrative et financière de chaque projet

- Concevoir les outils de suivi de projets, leurs bilans annuels, les tableaux de bord, et effectuer les mises à jour dans le respect des échéances

- Réaliser les étapes administratives : réception, contrôle et diffusion des notifications et ordres de service, bons de commande, révisions de prix, pénalités, primes de satisfaction

- Tout au long de la réalisation du projet, assurer l'interface administrative entre les différents acteurs du projet

- Assurer la collecte des informations des co-traitants dans le cadre de groupements

- S'assurer de la bonne livraison des documents contractuels de clôture de chaque projet (marché ou convention) : administratifs, comptables et financiers, pédagogiques.

Profil recherché :

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau 5 (Bac+2) en gestion administrative/de projets ou justifiez d'une expérience professionnelle d'au moins 2 ans d'expérience dans ce domaine.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et vous avez une capacité à prendre en main les plateformes numériques, et vous disposez de solides compétences rédactionnelles pour les communications internes et externes.

Vous avez une bonne connaissance de l'environnement de la formation professionnelle et des marchés publics, et vous êtes capable de concevoir des outils de suivi et des tableaux de reporting.

Organisé(e), rigoureux(se), réactif(ve) et doté(e) d'un bon relationnel, vous savez anticiper, contrôler et classer efficacement les productions.

Prêt(e) à donner vie à vos ambitions en tant que gestionnaire administratif(ve) de projets ? Envoyez-nous votre candidature dès maintenant !