Assistant(e) administratif(tive) de projet

GMED est un organisme notifié Français désigné au titre des Règlements (UE) 2017/745 et (UE) 2017/746 pour l'évaluation de la conformité des dispositifs médicaux (DM). Nous sommes également un organisme de référence dans la certification des systèmes de management de la qualité (SMQ) des fabricants de DM. Nos évaluateurs de la conformité sont les auditeurs, examinateurs de produits et cliniciens, qui réalisent les audits du SMQ, évaluent les dossiers techniques ou conduisent des évaluations cliniques. Nous intervenons sur l'ensemble des classes de DM, y compris les dispositifs innovants et à haut risque, et sommes organisés par pôles d'expertise. GMED dispose d'un siège à Paris 15e, d'une antenne à Saint-Étienne et de deux filiales internationales.

Dans un contexte d'activité soutenue liée à la gestion des dossiers de certification et au suivi des certificats clients, GMED renforce ses équipes opérationnelles pour la période estivale afin d'assurer la continuité et la fiabilité des processus.

CDD de 2 mois, avec prise de poste début le 1 aout

Ce poste s'inscrit dans le cadre d'un renfort temporaire durant l'été, idéal pour une première expérience ou une mission courte dans un environnement structuré.

En tant qu'Assistant administratif Certification, vous aurez pour vocation de :
- Contribuer au traitement administratif et technique des dossiers de certification, dans le respect des procédures établies ;
- Assurer la gestion, la mise à jour et la conformité des dossiers clients et des certificats ;
- Participer activement au bon fonctionnement des outils de gestion interne ;
- Apporter un soutien opérationnel aux Chefs de Projet Certification avec rigueur et fiabilité.

Selon votre niveau d'expérience, vous interviendrez avec un degré d'autonomie adapté, de l'accompagnement à la gestion autonome des tâches courantes.

Rattaché(e) à la Direction des Opérations, vous collaborez étroitement avec les Chefs de Projet Certification et les équipes support.
- Assistance technique à la certification : Participer aux actions liées à la certification ; Appliquer les procédures qualité avec rigueur ; Assister les chefs de projet sur les tâches administratives et techniques.
- Gestion des dossiers clients : Créer et mettre à jour les dossiers ; Vérifier leur conformité ; Assurer l'archivage des documents.
- Suivi des certificats : Préparer et suivre les certificats clients ; Vérifier leur validité ; Garantir la qualité des informations transmises.
- Mise à jour des outils : Mettre à jour les bases de données internes (ProSipac,ERP) ; Exploiter les outils en respectant les exigences internes.
- Support administratif et relation client : Organiser les documents et informations projets ; Contribuer à la facturation des prestations simples ; Répondre aux demandes internes ou clients avec réactivité.

Profil recherché :
-Vous avez une formation Bac +2 (ou bien vous êtes en cours de formation dans un domaine administratif/gestion)
-Vous avez déjà une expérience (6 mois)
-Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel)
-Vous faites preuve de rigueur et suivez les procédures avec sérieux
-Vous êtes organisé(e) et fiable dans l'exécution de vos tâches
-Vous êtes à l'aise dans un environnement structuré et exigeant.

Vous recherchez une première expérience professionnelle (ou une mission d'été valorisante)
Vous appréciez les tâches administratives structurées
Vous avez un bon sens du détail et aimez le travail bien fait
Vous êtes à l'aise pour communiquer simplement avec différents interlocuteurs