Assistant(e) administratif(ive) de la logistique

L'association Charles Prevost Notre Dame de Lenne exerce des missions de Protection de l'Enfance. Elle gère l'offre de service de l'Enclos St François et Actions Jeunes : 2 MECS, 1 service de suite jeunes majeurs, 1 service d'intervention à domicile, 1 service d'accueil de jour, 1 service de visites médiatisées et 1 service de soutien à la parentalité composé d'un atelier cuisine et d'un espace de soins socio esthétique. Son activité est située sur la Métropole de Montpellier, les communes de Clermont l'Hérault et de Lunel. L'association emploie 240 salariés pour un budget de 19 M d'€.
L'Association Charles Prevost Notre Dame de Lenne œuvre dynamiquement dans une logique d'amélioration continue et son périmètre d'action s'étend sur une importante partie du département héraultais.
Dans le cadre d'un remplacement, l'Association Charles Prevost Notre Dame de Lenne recrute un.e Chef.fe de Service Administratif et Logistique.
Missions par thématique (liste non exhaustive et évolutive)
Sous la responsabilité du Directeur Adjoint du Pôle Support, Le ou la Chef.fe de Service aura à sa charge la gestion en toute autonomie des équipes : Secrétariat éducatif, Accueil, Logistique technique, et Moyens Généraux (soit, 12 professionnels au total).
Encadrement hiérarchique direct des activités citées : recrutements, organisation et gestion des plannings, management de proximité incluant le suivi des avancées des projets, des travaux récurrents, des interventions, et plus globalement, accompagnement quotidien de proximité des personnes des équipes afin que les attendus institutionnels et réglementaires - en lien avec nos missions de protection de l'enfance - soient respectés.
Focus opérationnel en lien avec les activités visées
- Avec l'appui des coordinateurs/trices de chaque activité, gérer la structuration et l'amélioration des activités confiées : impulser et suivre la création et/ou le déploiement de procédures, de logiciels et autres outils,
- Animer les réunions métiers hebdomadaires,
- S'assurer de la bonne circulation informationnelle et du respect des échéances pour toutes les activités du périmètre (recueil d'activité, tableaux de bord, rapports, etc.)
- Faire le lien entre l'institution et les organismes et partenaires externes attachés aux activités confiées (architecte, prestataires, administration fiscale, etc.)
- Suivre l'efficacité des avancées des tâches, missions, et chantiers du périmètre confié,
- Effectuer les visites de sites régulières en lien avec les aspects hygiène et sécurité et entretien (espaces verts, dégagements des locaux, des voies de circulation, sécurité de tous les espaces.),
- S'assurer du bon fonctionnement des activités liées à l'Accueil des deux sites, du Secrétariat éducatif, des Moyens généraux et de la Logistique technique
- Être relais de l'homologue Cadre Administrative en cas d'absence, sur les questions clés de continuité des activités du pôle support
- Avec l'appui d'un prestataire expert externe dédié, piloter la démarche IRP/SECURITE de l'institution,
- Préparer et suivre le traitement des commissions et du registre de sécurité,
Gérer le budget du périmètre logistique (hors engagements contractuels).
Déplacements hebdomadaires entre les deux sites principaux (Montpellier et Pignan). Possibilité de baser le poste à Pignan ou Montpellier, avec organisation à définir pour couvrir la présence régulière requise sur les deux sites.
De formation minimum BAC+3 de types gestion RH, ou Administration, Commerce / Management, ou Logistique, (ou BAC+2 incluant 5 ans d'expérience professionnelle)
Autonomie et capacité d'adaptation
REMUNERATION PROPOSEE ET AVANTAGES
Entre 34500 et 47000 euros bruts annuel selon profil et expériences (CCN 51 - Coeff. 5
Congés réglementaires de 5 semaines + 9 jours de congés supplémentaires par an,
23 RTT par an (monétisable via CET)
Télétravail possible