Assistant / Assistante en organisation

Relais Santé Pyrénées (RESAPY), acteur majeur des Hautes-Pyrénées dans la coordination, porte plusieurs activités : le Dispositif d'Appui à la Coordination (DAC), le Dispositif de Clinique Indirecte Concertée (D-CLIC), l'Hospitalisation à Domicile (HAD) et l'offre de services (Activités Physiques Adaptées, Aide aux Aidants, Formation à destination des professionnels)

Dans ce cadre, RESAPY recrute un(e) assistant(e) de coordination qui interviendra à mi-temps sur le DAC et l'autre mi-temps sur le D-CLIC.

Le DAC, dispositif d'appui à la coordination des parcours de santé complexes, a pour objectif d'améliorer le service rendu à la population et de concourir à la structuration des parcours de santé, tout âge toute pathologie.
Le D-CLIC dans les Hautes-Pyrénées est un service novateur régional qui a pour ambition d'accompagner les professionnels confrontés à des situations complexes d'enfants et d'adolescents en difficultés multiples, en offrant un espace tiers et neutre de réflexion et d'élaboration pour les professionnels.
MISSIONS PRINCIPALES

- Assurer un appui à la coordination des deux dispositifs (DAC et D-CLIC) en lien avec les équipes de référents/coordination,
- Contribuer au bon fonctionnement général des deux activités,
- Réaliser les tâches d'assistanat propres à chaque dispositif,
- Veiller à la bonne saisie, qualité et mise à jour des données dans les outils ou systèmes d'information dédiés


TACHES ET ACTIVITES

DAC :
Appui à la coordination globale et au bon fonctionnement du DAC
- Venir en appui sur la permanence téléphonique du DAC
- Conduire un entretien afin d'effectuer un recueil de données,
- Informer sur les activités, rôle et missions de RESAPY,
- Gérer les courriers électroniques et postaux
- Participer à l'organisation des réunions
- Participer à la mise à jour du CRM et veille documentaire,
- Contribuer au Rapport d'activité annuel.

Utilisation de SPICO
- Veiller à la bonne saisie des sollicitations reçues par mail et par téléphone dans l'outil SPICO,
- S'assurer de la bonne complétude des dossiers de demandes et de coordination,
- Veiller à la bonne utilisation de l'outil SPICO et à la diffusion des bonnes pratiques à l'équipe,
- Récupérer les tableaux d'indicateurs

D-CLIC :
Gestion administrative du D-CLIC
- Réaliser l'accueil physique et téléphonique
- Gérer les courriers électroniques et postaux
- Co-organiser, co-gérer les réunions et les plannings de l'équipe et des partenaires,
- Transmettre les informations entre le D-CLIC et les différents partenaires,
- Saisir, rédiger et/ou mettre en forme les documents
- Mettre à jour le CRM et réaliser la veille documentaire,
- Participer aux réunions d'équipe et rédiger les comptes rendus.

Réunions des suivis enfants /adolescents
- Créer les dossiers d'inclusion, réaliser le suivi administratif des situations, classement et archivage, diffuser uniquement les documents nécessaires
- Participer à l'organisation des réunions des partenaires en collaboration avec l'équipe

Réunion d'animation territoriale :
- Aider à l'organisation matérielle des actions d'animation territoriale

Formations et qualifications nécessaires
- Niveau Bac, complété d'une expérience professionnelle significative dans le même type de poste
Connaissances et compétences
- Connaissance d'un ou plusieurs secteurs : sanitaire, social, médico-social en particulier pour la prise en charge des adolescents (public fragile, paysage partenarial complexe),
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Internet, messagerie) et de communication,
- Maîtrise de la langue française écrite et orale,
- Aptitudes rédactionnelles.

Qualités professionnelles
- Rigueur et organisation,
- Ouverture d'esprit et sens de l'écoute (pluri-partenariat et interinstitutionnel),
- Aisance relationnelle et sens du service,
- Esprit d'équipe, respect des valeurs de RESAPY.