informations générales
Mantes-la-Jolie
CDI
Au sein de notre Direction Conformité et Communication, nous recherchons un(e) assistant(e) du service instances délibérantes et représentatives dans le cadre du remplacement temporaire d'un collaborateur absent.
Basé(e) au siège social de Mantes la Jolie et rattaché(e) à la Responsable du service instances délibérantes et représentatives, vous assurez le fonctionnement administratif quotidien du service et contribuez à la qualité de l'organisation des instances de gouvernance. Votre action garantit la fiabilité des informations, la conformité des documents et la bonne coordination entre les différents interlocuteurs.
Vous prenez en charge le secrétariat courant : réponse aux demandes internes et externes, rédaction et mise en forme des courriers, mise à jour des documents de gouvernance de l'AFUL, gestion et classement des dossiers ainsi que tenue des calendriers des instances. Vous veillez à la cohérence et à la disponibilité des informations nécessaires au service.
Vous assurez également l'organisation et le suivi des conseils et assemblées de la SA Les Résidences, de l'AFUL et de la Fondation. À ce titre, vous planifiez les réunions, préparez les dossiers soumis au circuit des visas, contrôlez la forme des documents, effectuez les relances et transmettez convocations, ordres du jour et dossiers aux membres des instances. Vous recueillez les pouvoirs, constituez les états de présence, veillez au quorum et préparez les supports nécessaires à la tenue des réunions. Vous rédigez les matrices de procès verbaux, mettez à jour OXYAD et assurez le classement numérique et papier des décisions. Le cas échéant, vous réalisez la retranscription intégrale des enregistrements.
Vous prenez en charge la logistique liée à la gouvernance, notamment la gestion des stocks de restauration et l'organisation des déjeuners des instances, ainsi que la coordination de la participation de la SA Les Résidences aux événements de l'Union Sociale pour l'Habitat.
Enfin, vous assurez la gestion des engagements financiers du service en contrôlant et saisissant les frais des administrateurs et les dépenses liées à l'activité, contribuant ainsi à la maîtrise budgétaire et au respect des procédures internes.
Profil recherché : Titulaire d'une formation Bac+2/3 en gestion administrative, secrétariat ou assistanat juridique, vous disposez d'une expérience confirmée dans des fonctions impliquant la production de documents formels et la gestion de dossiers sensibles.
Vous maîtrisez les outils du pack Office, la messagerie professionnelle ainsi que les logiciels métiers IMMOWARE et OXYAD, indispensables au suivi des instances et à la mise à jour des données de gouvernance. Vous appliquez avec rigueur les méthodes de classement et d'archivage, garantissant la traçabilité et la fiabilité des informations.
Doté(e) de solides capacités rédactionnelles, vous produisez des documents clairs, structurés et conformes aux exigences formelles. Vos notions en droit des sociétés vous permettent d'appréhender les enjeux liés aux conseils, assemblées et obligations statutaires. Organisé(e), discret(e) et autonome, vous savez gérer des échéances multiples et interagir avec des interlocuteurs variés dans un cadre exigeant.
Nous vous proposons de rejoindre une équipe engagée et de contribuer à la qualité du fonctionnement des instances et à la bonne tenue de la gouvernance de l'entreprise.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireBasé(e) au siège social de Mantes la Jolie et rattaché(e) à la Responsable du service instances délibérantes et représentatives, vous assurez le fonctionnement administratif quotidien du service et contribuez à la qualité de l'organisation des instances de gouvernance. Votre action garantit la fiabilité des informations, la conformité des documents et la bonne coordination entre les différents interlocuteurs.
Vous prenez en charge le secrétariat courant : réponse aux demandes internes et externes, rédaction et mise en forme des courriers, mise à jour des documents de gouvernance de l'AFUL, gestion et classement des dossiers ainsi que tenue des calendriers des instances. Vous veillez à la cohérence et à la disponibilité des informations nécessaires au service.
Vous assurez également l'organisation et le suivi des conseils et assemblées de la SA Les Résidences, de l'AFUL et de la Fondation. À ce titre, vous planifiez les réunions, préparez les dossiers soumis au circuit des visas, contrôlez la forme des documents, effectuez les relances et transmettez convocations, ordres du jour et dossiers aux membres des instances. Vous recueillez les pouvoirs, constituez les états de présence, veillez au quorum et préparez les supports nécessaires à la tenue des réunions. Vous rédigez les matrices de procès verbaux, mettez à jour OXYAD et assurez le classement numérique et papier des décisions. Le cas échéant, vous réalisez la retranscription intégrale des enregistrements.
Vous prenez en charge la logistique liée à la gouvernance, notamment la gestion des stocks de restauration et l'organisation des déjeuners des instances, ainsi que la coordination de la participation de la SA Les Résidences aux événements de l'Union Sociale pour l'Habitat.
Enfin, vous assurez la gestion des engagements financiers du service en contrôlant et saisissant les frais des administrateurs et les dépenses liées à l'activité, contribuant ainsi à la maîtrise budgétaire et au respect des procédures internes.
Profil recherché : Titulaire d'une formation Bac+2/3 en gestion administrative, secrétariat ou assistanat juridique, vous disposez d'une expérience confirmée dans des fonctions impliquant la production de documents formels et la gestion de dossiers sensibles.
Vous maîtrisez les outils du pack Office, la messagerie professionnelle ainsi que les logiciels métiers IMMOWARE et OXYAD, indispensables au suivi des instances et à la mise à jour des données de gouvernance. Vous appliquez avec rigueur les méthodes de classement et d'archivage, garantissant la traçabilité et la fiabilité des informations.
Doté(e) de solides capacités rédactionnelles, vous produisez des documents clairs, structurés et conformes aux exigences formelles. Vos notions en droit des sociétés vous permettent d'appréhender les enjeux liés aux conseils, assemblées et obligations statutaires. Organisé(e), discret(e) et autonome, vous savez gérer des échéances multiples et interagir avec des interlocuteurs variés dans un cadre exigeant.
Nous vous proposons de rejoindre une équipe engagée et de contribuer à la qualité du fonctionnement des instances et à la bonne tenue de la gouvernance de l'entreprise.
