informations générales
Cany-Barville
La Communauté de Communes de la Côte d'Albâtre recrute un(e) assistent(e) pour son service juridique.
Emploi à temps complet (39 heures/RTT), poste ouvert aux titulaires ou contractuels de 12 à 36 mois.
Définition :
Apporte une aide permanente au/à directeur/ directrice juridique en termes de suivi de dossiers juridiques, d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de classement.
Missions principales
- Organiser les réunions avec les différents services de la direction juridique et les réunions de direction,
- Organiser l'agenda et les rendez-vous en fonction des priorités de la direction juridique,
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages, filtrer au besoin,
Disponibilités en fonction des pics d'activité au regard des obligations de la direction juridique et à la demande
de la directrice, grande disponibilité, possibilité de réunions en soirée (conseils communautaires, commissions,.), respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
Savoirs Généraux :
- Organisation d'un Etablissement Public,
- Contexte et enjeux
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (Word, Powerpoint, tableaux Excel.)
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers de la directrice (papier et numérique),
- Intégrer les priorités des différents services dans la gestion quotidienne de la directrice, suivre et mettre à jour les outils (tableaux de bord de coopération avec les autres directions),
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus,
- Créer et mettre à jour des outils de gestion, suivi et d'activités de la direction juridique (tableaux de bord, tableaux congés, fiches procédures.),
- Préparer le budget en lien avec la directrice et les différents services de la direction juridique, Saisir le budget (logiciel CIRIL), Réaliser des engagements et suivi de factures, Suivre l'exécution budgétaire de la direction juridique, en lien avec la directrice (Plan pluriannuel d'investissements.),
- Suivre les carrières, entretiens professionnels, en lien avec la directrice (aspects administratifs : compilation des dossiers, préparation des trames d'entretiens d'une année sur l'autre, gestion des convocations, suivi des renouvellements et accès système d'information.),
Activités spécifiques
- Gestion, en collaboration avec la directrice, des différents dossiers de saisine (notes, analyses,
préconisations à destination de tous les services de la Communauté de communes sur les compétences statutaires, points d'actualité juridique.) : préparation administrative des dossiers à traiter, intégration informatique et création fiches de suivi, recueil des informations à destination de la directrice, recherches éventuelles et mise en page pour traitement par la directrice),
- Gestion, en lien avec la directrice, des dossiers d'autorisation d'occupation du domaine public (AOT) :
* Réaliser l'état des lieux des propriétés du domaine public soumise à procédure de mise en concurrence (en lien avec les différents services de la Communauté de communes),
* Organiser un rétroplanning de lancement des mises en concurrence avec actes administratifs préalables (délibérations sur les tarifications.),
* Rédiger les pièces de procédure simples avec trames existantes (conventions AOT, règlement consultation AOT, rapports d'analyse.),
* Mettre en ligne les avis de publication, d'attribution, les différentes pièces de procédure validées,
* Rédiger les divers courriers, notifications.
- Gestion, en lien avec la directrice, des dossiers de contentieux (intégration informatique des pièces, création fiches arrivées/procédure au regard des trames existantes et rédaction des différents courriers, courriels, notifications.),
Moyens mis à disposition :
- bureau
- ordinateur portable, écran
- téléphone
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Définition :
Apporte une aide permanente au/à directeur/ directrice juridique en termes de suivi de dossiers juridiques, d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de classement.
Missions principales
- Organiser les réunions avec les différents services de la direction juridique et les réunions de direction,
- Organiser l'agenda et les rendez-vous en fonction des priorités de la direction juridique,
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages, filtrer au besoin,
Disponibilités en fonction des pics d'activité au regard des obligations de la direction juridique et à la demande
de la directrice, grande disponibilité, possibilité de réunions en soirée (conseils communautaires, commissions,.), respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
Savoirs Généraux :
- Organisation d'un Etablissement Public,
- Contexte et enjeux
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (Word, Powerpoint, tableaux Excel.)
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers de la directrice (papier et numérique),
- Intégrer les priorités des différents services dans la gestion quotidienne de la directrice, suivre et mettre à jour les outils (tableaux de bord de coopération avec les autres directions),
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus,
- Créer et mettre à jour des outils de gestion, suivi et d'activités de la direction juridique (tableaux de bord, tableaux congés, fiches procédures.),
- Préparer le budget en lien avec la directrice et les différents services de la direction juridique, Saisir le budget (logiciel CIRIL), Réaliser des engagements et suivi de factures, Suivre l'exécution budgétaire de la direction juridique, en lien avec la directrice (Plan pluriannuel d'investissements.),
- Suivre les carrières, entretiens professionnels, en lien avec la directrice (aspects administratifs : compilation des dossiers, préparation des trames d'entretiens d'une année sur l'autre, gestion des convocations, suivi des renouvellements et accès système d'information.),
Activités spécifiques
- Gestion, en collaboration avec la directrice, des différents dossiers de saisine (notes, analyses,
préconisations à destination de tous les services de la Communauté de communes sur les compétences statutaires, points d'actualité juridique.) : préparation administrative des dossiers à traiter, intégration informatique et création fiches de suivi, recueil des informations à destination de la directrice, recherches éventuelles et mise en page pour traitement par la directrice),
- Gestion, en lien avec la directrice, des dossiers d'autorisation d'occupation du domaine public (AOT) :
* Réaliser l'état des lieux des propriétés du domaine public soumise à procédure de mise en concurrence (en lien avec les différents services de la Communauté de communes),
* Organiser un rétroplanning de lancement des mises en concurrence avec actes administratifs préalables (délibérations sur les tarifications.),
* Rédiger les pièces de procédure simples avec trames existantes (conventions AOT, règlement consultation AOT, rapports d'analyse.),
* Mettre en ligne les avis de publication, d'attribution, les différentes pièces de procédure validées,
* Rédiger les divers courriers, notifications.
- Gestion, en lien avec la directrice, des dossiers de contentieux (intégration informatique des pièces, création fiches arrivées/procédure au regard des trames existantes et rédaction des différents courriers, courriels, notifications.),
Moyens mis à disposition :
- bureau
- ordinateur portable, écran
- téléphone
