Assistant / Assistante de service formation

Rattaché(e) au service Administration/Scolarité/Vie étudiante (ASF), l'Assistant.e formation continue travaille sous la responsabilité du responsable du service ASF, en support aux responsables pédagogiques des formations concernées.
Elle/Il participe aux missions de :
- mise en œuvre des formations continues diplômantes de type Master,
- suivi administratif et financier des formations continues,
- supervision des admissions en cycle de formation continue
- participation à des actions opérationnelles dans les formations.
A- MISSIONS PRINCIPALES
 Superviser la mise en œuvre des formations de type Master (Master Ingénierie de projet,
Manager Agile, Mastère spécialisé CILIO, Msc BIHAR, Mastère spécialisé PFR)
 Coordonner les activités correspondant à cette mise en œuvre
 Assurer la coordination des équipes intervenant dans ces formations, en liaison avec les
responsables pédagogiques
 Assurer le suivi administratif et financier de ces formations
 Assurer des actions de suivi pédagogique en soutien du/des responsable(s) pédagogique(s)
(évaluations des enseignements)
 Participer ponctuellement aux actions "opérationnelles" de ces formations
 Divers reporting (pour le service comptable, pour divers organismes : POLE EMPLOI, CGE, etc)
 Mise à jour et suivi de la plateforme EDOF (pour étudiants mobilisant leur CPF)
Plus précisément, les activités à assurer sont les suivantes :
1- la coordination transversale
- organiser et superviser la formation continue en support des responsables pédagogiques
- interagir avec les responsables pédagogiques pour le bon respect de la planification
pédagogique et des ressources et pour l'organisation des moyens.
- Faire respecter le processus qualité
- Préparer et participer aux audits qualité
- Surveiller le bon avancement du processus pédagogique planifié pour alerter ou mener des actions de correction en cas d'écart
2- la gestion administrative et logistique
- établir les plannings des formations : enseignements, réunions, examens.
- établir les plannings des jurys de sélection, les diffuser et les vérifier
- préparer les rapports et les justifications nécessaires pour les financeurs
- gérer les candidatures aux formations et les accompagner dans l'élaboration des dossiers de validation d'acquis
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- accompagner les étudiants et autres partenaires dans leurs démarches administratives
- accompagner les dossiers des candidats « demandeurs d'emploi » et « en formation
continue »
- mettre en œuvre, suivre et faire évaluer les actions de formation ; organiser la diffusion des
évaluations auprès des étudiants et des universités partenaires
- être l'interface avec le service comptabilité ainsi qu'avec les organismes de formation, commanditaires des formations notamment avec les universités de Bdx et UPPA et CGE
- organiser les jurys de diplomation
- organiser les enquêtes de satisfaction des apprenants
3- le dévelopement des activités
- être un des acteurs de l'application du programme de formation.
- participer à l'identification, collecter et faire remonter les besoins d'évolution.
- participer activement à la proposition d'idées d'améliorations de la pédagogie et assurer leur concrétisation par des actions
4- la veille et recherche d'informations
- assurer une veille réglementaire en ce qui concerne la formation continue
- participer aux réunions pédagogiques
B- PROFIL
La/le candidat.e doit être titutlaire d'une formation de niveau Bac+3/Bac+5
Une expérience dans le domaine d'au moins 5 ans serait appréciée
Anglais et espagnol
Compétences requises :
- Pédagogie
- Animer une équipe
- Anticiper, planifier
- Collecter et analyser des informations
Qualités requises :
- Rigueur et organisation
- Sens de l'écoute
- Gestion des tensions entre individus
La politique d'embauche de l'ESTIA vise à améliorer la représentation des personnels en situation de handicap au sein de ses effectifs, aussi ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.
C- TYPE DE CONTRAT
CDI temps plein
Démarrage souhaité