informations générales
Montceau-les-Mines
CDD
Missions principales
Véritable interface entre les stagiaires, les formateurs et l'équipe d'APOR, l'Assistant(e) de formation assure la gestion administrative et logistique des actions de formation sur les sites du Creusot et d'Autun.
Il/Elle contribue activement au bon déroulement des formations et à la qualité du service rendu aux apprenants, en lien étroit avec la Responsable Opérationnelle et l'ensemble des équipes pédagogiques.
Rattachement hiérarchique et fonctionnel:
- Sous l'autorité du Directeur
- Sous la responsabilité fonctionnelle de la Responsable Opérationnelle
- En collaboration avec les coordinateurs de formation, l'équipe pédagogique, le gestionnaire qualité et le Référent Handicap
- En lien régulier avec l'assistante formation basée au siège de Montceau-les-Mines
Activités et responsabilités :
Accueil et information
- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité pour les stagiaires, formateurs et partenaires
- Informer sur l'offre de formation, les modalités d'accès et les dispositifs de financement
- Orienter et transmettre les messages aux interlocuteurs concernés
Gestion administrative des formations
- Constituer, suivre et archiver les dossiers administratifs des stagiaires
- Préparer et mettre à jour les documents liés au parcours de formation (feuilles d'émargement, attestations, arrêts de travail, etc.)
- Renseigner et actualiser les données sur les plateformes des financeurs (France Travail, Région, etc.) et les outils internes (LMS, suivi stagiaires, reporting)
- Assurer la gestion administrative des formateurs (contrats, plannings, conventions, feuilles de présence)
- Garantir la transmission des éléments nécessaires au suivi financier et à la facturation
Suivi logistique
- Participer à l'organisation matérielle des sessions de formation : réservation de salles, matériel, planning
- Effectuer des déplacements réguliers sur le site d'Autun pour le suivi administratif et logistique
- Participer à des réunions ponctuelles au siège de Montceau pour coordination avec l'équipe support
Compétences requises
Savoirs et savoir-faire
- Connaissance du secteur de la formation professionnelle et de ses acteurs
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et des plateformes numériques de suivi (LMS, outils financeurs, etc.)
- Excellentes capacités d'organisation, de priorisation et de rigueur administrative
- Aptitude à travailler en autonomie tout en collaborant au sein d'une équipe multi-sites
Savoir-être
- Sens de l'accueil et du service
- Aisance relationnelle et communication claire, écrite comme orale
- Réactivité, adaptabilité et discrétion professionnelle
- Esprit d'équipe et sens du partage d'informations
- Dynamisme et engagement au service de la réussite des stagiaires
Conditions
- Poste basé à Le Creusot
- Déplacements réguliers à prévoir sur le site d'Autun
- Déplacements ponctuels au siège de Montceau-les-Mines pour réunions et coordination
- Temps de travail : 38 heures par semaine, avec acquisition de 1,5 jour de RTT par mois
- Au-delà de 3 mois d'ancienneté, le salarié est éligible à la prime d'intéressement, selon les conditions de l'accord en vigueur
- Horaires de travail selon les besoins du service et le planning des formations
Profil recherché
De formation Bac à Bac+2 (type gestion administrative ou assistanat de formation), vous justifiez idéalement d'une première expérience dans le domaine de la formation ou de la gestion administrative.
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Il/Elle contribue activement au bon déroulement des formations et à la qualité du service rendu aux apprenants, en lien étroit avec la Responsable Opérationnelle et l'ensemble des équipes pédagogiques.
Rattachement hiérarchique et fonctionnel:
- Sous l'autorité du Directeur
- Sous la responsabilité fonctionnelle de la Responsable Opérationnelle
- En collaboration avec les coordinateurs de formation, l'équipe pédagogique, le gestionnaire qualité et le Référent Handicap
- En lien régulier avec l'assistante formation basée au siège de Montceau-les-Mines
Activités et responsabilités :
Accueil et information
- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité pour les stagiaires, formateurs et partenaires
- Informer sur l'offre de formation, les modalités d'accès et les dispositifs de financement
- Orienter et transmettre les messages aux interlocuteurs concernés
Gestion administrative des formations
- Constituer, suivre et archiver les dossiers administratifs des stagiaires
- Préparer et mettre à jour les documents liés au parcours de formation (feuilles d'émargement, attestations, arrêts de travail, etc.)
- Renseigner et actualiser les données sur les plateformes des financeurs (France Travail, Région, etc.) et les outils internes (LMS, suivi stagiaires, reporting)
- Assurer la gestion administrative des formateurs (contrats, plannings, conventions, feuilles de présence)
- Garantir la transmission des éléments nécessaires au suivi financier et à la facturation
Suivi logistique
- Participer à l'organisation matérielle des sessions de formation : réservation de salles, matériel, planning
- Effectuer des déplacements réguliers sur le site d'Autun pour le suivi administratif et logistique
- Participer à des réunions ponctuelles au siège de Montceau pour coordination avec l'équipe support
Compétences requises
Savoirs et savoir-faire
- Connaissance du secteur de la formation professionnelle et de ses acteurs
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et des plateformes numériques de suivi (LMS, outils financeurs, etc.)
- Excellentes capacités d'organisation, de priorisation et de rigueur administrative
- Aptitude à travailler en autonomie tout en collaborant au sein d'une équipe multi-sites
Savoir-être
- Sens de l'accueil et du service
- Aisance relationnelle et communication claire, écrite comme orale
- Réactivité, adaptabilité et discrétion professionnelle
- Esprit d'équipe et sens du partage d'informations
- Dynamisme et engagement au service de la réussite des stagiaires
Conditions
- Poste basé à Le Creusot
- Déplacements réguliers à prévoir sur le site d'Autun
- Déplacements ponctuels au siège de Montceau-les-Mines pour réunions et coordination
- Temps de travail : 38 heures par semaine, avec acquisition de 1,5 jour de RTT par mois
- Au-delà de 3 mois d'ancienneté, le salarié est éligible à la prime d'intéressement, selon les conditions de l'accord en vigueur
- Horaires de travail selon les besoins du service et le planning des formations
Profil recherché
De formation Bac à Bac+2 (type gestion administrative ou assistanat de formation), vous justifiez idéalement d'une première expérience dans le domaine de la formation ou de la gestion administrative.
