informations générales
Baho
Vous assurez la gestion quotidienne du secrétariat administratif, du suivi commercial et de la pré-gestion des ressources humaines. vous serez le garant de la bonne organisation administrative, du suivi des dossiers clients (facturation, SAV) et de la conformité des registres et obligations administratives de la société.
Vos MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES
Administration générale & Gestion quotidienne
- Accueil & Secrétariat : Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier (entrant/sortant) et des e-mails génériques.
- Gestion du matériel & Fournitures : Commande de fournitures de bureau, suivi des contrats de maintenance et gestion des prestataires.
- Archivage & Certifications :
o Classement, numérisation et archivage rigoureux des documents administratifs.
o Suivi et mise à jour des certifications de l'entreprise (RGE, etc.) et renouvellement des habilitations/agréments.
Gestion commerciale, Facturation & SAV
- Facturation & Suivi :
o Émission des bons de commande, bons de livraison et factures clients.
o Suivi des règlements, relance des impayés.
- Gestion du SAV (Service Après-Vente) :
o Réception, enregistrement et qualification des réclamations clients ou des demandes d'intervention SAV.
o Planification et suivi des interventions correctives jusqu'à leur résolution complète.
- Gestion des Plannings :
o Organisation et optimisation des plannings des équipes (techniciens ou intervenants).
o Prise de rendez-vous et gestion des agendas.
Administration du personnel
- Gestion du temps & Congés :
o Enregistrement des demandes de congés payés, RTT et absences..
- Tenue des registres & Suivi réglementaire :
o Création et mise à jour continue du Registre Unique du Personnel (RUP).
o Constitution et mise à jour des dossiers individuels des salariés.
o Suivi des visites médicales et des renouvellements d'habilitations.
- Protection sociale & Mutuelle :
o Enregistrement, affiliation et radiation des salariés auprès de la mutuelle d'entreprise et de la prévoyance.
o Suivi des dossiers d'arrêts de travail, accidents du travail et attestations de salaire.
Vos Savoir-faire (Compétences techniques)
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Excel, Word, Outlook) et des logiciels de gestion/ERP.
- Maîtrise des règles de facturation et notions de base en comptabilité.
- Connaissance de la réglementation sociale de base (gestion des congés, registre du personnel, obligations mutuelle).
- Aisance rédactionnelle et bonne maîtrise de l'orthographe.
Vos Savoir-être (Qualités personnelles)
- Rigueur et organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à hiérarchiser les urgences.
- Confidentialité et discrétion : Traitement de données personnelles et RH sensibles.
- Aisance relationnelle : Excellente communication avec les clients, les salariés et les prestataires extérieurs.
- Autonomie et réactivité : Capacité à anticiper les besoins et à trouver des solutions rapidement.
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Administration générale & Gestion quotidienne
- Accueil & Secrétariat : Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier (entrant/sortant) et des e-mails génériques.
- Gestion du matériel & Fournitures : Commande de fournitures de bureau, suivi des contrats de maintenance et gestion des prestataires.
- Archivage & Certifications :
o Classement, numérisation et archivage rigoureux des documents administratifs.
o Suivi et mise à jour des certifications de l'entreprise (RGE, etc.) et renouvellement des habilitations/agréments.
Gestion commerciale, Facturation & SAV
- Facturation & Suivi :
o Émission des bons de commande, bons de livraison et factures clients.
o Suivi des règlements, relance des impayés.
- Gestion du SAV (Service Après-Vente) :
o Réception, enregistrement et qualification des réclamations clients ou des demandes d'intervention SAV.
o Planification et suivi des interventions correctives jusqu'à leur résolution complète.
- Gestion des Plannings :
o Organisation et optimisation des plannings des équipes (techniciens ou intervenants).
o Prise de rendez-vous et gestion des agendas.
Administration du personnel
- Gestion du temps & Congés :
o Enregistrement des demandes de congés payés, RTT et absences..
- Tenue des registres & Suivi réglementaire :
o Création et mise à jour continue du Registre Unique du Personnel (RUP).
o Constitution et mise à jour des dossiers individuels des salariés.
o Suivi des visites médicales et des renouvellements d'habilitations.
- Protection sociale & Mutuelle :
o Enregistrement, affiliation et radiation des salariés auprès de la mutuelle d'entreprise et de la prévoyance.
o Suivi des dossiers d'arrêts de travail, accidents du travail et attestations de salaire.
Vos Savoir-faire (Compétences techniques)
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Excel, Word, Outlook) et des logiciels de gestion/ERP.
- Maîtrise des règles de facturation et notions de base en comptabilité.
- Connaissance de la réglementation sociale de base (gestion des congés, registre du personnel, obligations mutuelle).
- Aisance rédactionnelle et bonne maîtrise de l'orthographe.
Vos Savoir-être (Qualités personnelles)
- Rigueur et organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à hiérarchiser les urgences.
- Confidentialité et discrétion : Traitement de données personnelles et RH sensibles.
- Aisance relationnelle : Excellente communication avec les clients, les salariés et les prestataires extérieurs.
- Autonomie et réactivité : Capacité à anticiper les besoins et à trouver des solutions rapidement.
