Assistant / Assistante de gestion administrative

Vous êtes rigoureux, méthodique, vous avez le sens de l'organisation, vous êtes discrets, les chiffres çà vous connait?
Alors n'hésitez plus et postulez!

Le GRETA CFA ALPES PROVENCE recherche, un(e) Assistant(e) de Gestion Administrative et Financière

Les missions principales:

Aider à l'élaboration des contrats d'apprentissage
Assurer les conventionnements sur les logiciels dédiés
S'assurer de la complétude des dossiers pour la facturation
Assurer le suivi des demandes liées à la vie de l'apprenti

Assurer les conventionnements sur les logiciels dédiés

- Effectuer l'ouverture des dossiers de conventions en lien avec les chargés de développement de l'apprentissage ;
- Saisir dans PROGRE et YPAREO les conventions et gérer les échéanciers, en lien avec la responsable facturation ;

Fiabiliser les données de gestion liées à l'apprentissage

-Faire remonter et suivre, avec l'aide du coordonnateur technique, la base de données des apprentis, vérifier la complétude des informations saisies dans YPAREO, centraliser les prises en charge et informer les services concernés des ordres de réalisation attendus et des nouvelles sessions ouvertes.
-Fournir les données et les fiabiliser pour l'élaboration de plusieurs enquêtes :
- l'enquête SIFA
- la comptabilité analytique

S'assurer de la complétude des dossiers pour la facturation

-Vérifier que le dossier comporte la convention, le CERFA, le planning (version numérique et papier) ;
-Vérifier les prises en charge pour la facturation.

Aide à la facturation en fonction des besoins du service

- Préparer les certificats de réalisation nécessaires à la facturation après vérification des informations transmises par les différents chargés de développement (présence de l'apprenti(e) ou non, arrêt partiel ou total.) ;


Gestion de l'information - Classement - Archivage
- Rechercher et diffuser les informations
- Photocopier et assembler les documents
- Trier, classer et archiver
- Préparer les dossiers

Démarche qualité
- Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité au sein du service
- Proposer des améliorations

Assurer le suivi des demandes liées à la vie de l'apprenti(e)

-Réceptionner, vérifier et traiter les demandes d'aide aux permis de conduire, les demandes de 1ers équipements et les demandes liées à l'hébergement et à la restauration des apprentis.
- Renseigner et suivre les tableaux de suivi en lien avec ces demandes.

En cas de besoin, aider à l'élaboration des contrats d'apprentissage

-En lien avec les chargés de développement de l'apprentissage, les entreprises et les établissements, aider à l'élaboration des contrats d'apprentissage en rassemblant les pièces nécessaires ;
-Assurer un appui administratif aux chargés de développement de l'apprentissage, en fonction des besoins ;

Compétences requises:
Organisationnelle
Capacité d'écoute
Renseigner des tableaux de suivi
Vérifier des informations en lien avec une procédure
Bonne capacité relationnelle
Maîtrise des outils de bureautique (Windows, Word, Excel), Internet et courrier électronique

CDD de 7 mois
Début de poste: le 22/05/2024 jusqu'au 31/12/2024

BAC +2/ +3
BTS GESTION ou LICENCE GEA / AEAS