informations générales
Strasbourg
CDD
Contexte : Au sein de la Direction Régionale, vous occuperez le poste d'assistant(e) de gestion et serez rattaché(e) au chef du service administration des ressources (directeur régional adjoint). Votre rôle sera central dans l'organisation et la fluidité des activités administratives et logistiques.
Missions principales :
1. Gestion du secrétariat et communication :
- Assurer l'accueil téléphonique, la prise de messages et la planification des rendez-vous.
- Gérer les boîtes aux lettres fonctionnelles numériques.
- Tenir et optimiser les agendas (Outlook) du directeur et du comité de direction.
2. Organisation et logistique :
- Coordonner les déplacements professionnels, la logistique des réunions et des séminaires.
- Préparer les ordres du jour, rédiger les comptes-rendus et assurer leur diffusion.
- Organiser les réunions en collaboration avec les équipes.
3. Gestion documentaire et administrative :
- Classer, archiver et mettre en forme les documents selon la charte graphique de l'Insee.
- Assurer le suivi des plannings et des contacts, notamment le fichier des élus.
- Gérer le courrier (tri, classement, affranchissement, dépôt) en respectant les procédures et les normes en vigueur.
4. Coordination et continuité de service :
- Travailler en réseau pour assurer la continuité des services entre Strasbourg et les trois autres établissements de la Direction Régionale.
- Participer à la gestion des dossiers spécifiques et en assurer le suivi.
- Contribuer au suivi du volet performance de la direction régionale en lien avec le comité de direction.
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1. Gestion du secrétariat et communication :
- Assurer l'accueil téléphonique, la prise de messages et la planification des rendez-vous.
- Gérer les boîtes aux lettres fonctionnelles numériques.
- Tenir et optimiser les agendas (Outlook) du directeur et du comité de direction.
2. Organisation et logistique :
- Coordonner les déplacements professionnels, la logistique des réunions et des séminaires.
- Préparer les ordres du jour, rédiger les comptes-rendus et assurer leur diffusion.
- Organiser les réunions en collaboration avec les équipes.
3. Gestion documentaire et administrative :
- Classer, archiver et mettre en forme les documents selon la charte graphique de l'Insee.
- Assurer le suivi des plannings et des contacts, notamment le fichier des élus.
- Gérer le courrier (tri, classement, affranchissement, dépôt) en respectant les procédures et les normes en vigueur.
4. Coordination et continuité de service :
- Travailler en réseau pour assurer la continuité des services entre Strasbourg et les trois autres établissements de la Direction Régionale.
- Participer à la gestion des dossiers spécifiques et en assurer le suivi.
- Contribuer au suivi du volet performance de la direction régionale en lien avec le comité de direction.
