Assistant / Assistante de gestion administrative

Pour faire suite à un départ en retraite, la Commune de Baden recherche un.e assistant.e de gestion administrative de son pôle technique.
Au sein d'une équipe de 14 personnes et placé.e sous l'autorité du Responsable du pôle technique, l'agent.e effectue les missions suivantes :
Missions principales :
-
Accueil et renseignement du public (en présentiel et par téléphone) : recevoir et orienter les demandes ; répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ; diffuser des informations ; hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ; orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
-
Saisie des bons de commande (Berger Levrault), puis transmission des devis signés aux fournisseurs et mise à jour du suivi budgétaire ;
-
Gestion et Suivi de courriers et des mails du pôle technique (logiciel courrier et courriel (Zeendoc) ;
-
Rédaction de courriers et documents en lien avec l'activité du pôle technique dont arrêtés de circulation, de stationnement, occupation du domaine public, comptes rendus de réunion. ;
-
Diffusion du planning hebdomadaire du pôle technique ;
-
Saisie et suivi des données d'activités du pôle technique ;
-
Rédiger des comptes rendus, procès-verbaux de réunions (commission des travaux) et assurer sa diffusion auprès des élus ;
-
Instruction et suivi des DICT, permissions et autorisations de voirie, demandes d'alignement ;
-
Gestion et suivi des plannings de prêt de matériels aux associations et des réservations du minibus associatif ;
-
Prise de rendez-vous concernant les conformités des permis de construire et déclarations de travaux ;
-
Mise à jour régulière de la banque d'adresse nationale et réalisation des certificats d'adressage ;
-
Gestion des agendas du pôle technique ;
-
Enregistrement et suivi des signalements des administrés en lien avec l'activité du pôle technique ;
-
Gestion de la régie des droits de place ;
-
Sujétions particulières : secrétariat des élections.