Assistant / Assistante de gestion administrative

APTITUDES :
Sens de l'écoute, diplomatie, patience,
Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement,
Respect des procédures, confidentialité, discrétion,
Réactivité, initiative, disponibilité, esprit d'analyse et de synthèse,
Capacité à faire circuler l'information, amabilité, politesse, esprit d'équipe.

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE :
Secrétariat :
Assurer l'accueil physique et téléphonique,
Prise de rendez-vous pour les responsables charpente et menuiserie,
Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités,
Gestion des emails,
Trier et dispatcher le courrier,
Assurer les tâches de secrétariat : frappe et mise en forme de documents notamment,
Mise au propre du compte rendu de réunion,
Assurer une aide administrative aux chefs de chantier,
Répondre aux demandes diverses de Mme. CARTIER.
Gestion comptable :
Contrôle des factures,
Rapprochement des factures avec bons de commande et bons de livraison,
Règlements fournisseurs,
Suivi des échéances des factures client,
Relances clients,
Remise de chèques en banque.
Gestion administrative et commerciale :
Création et suivi de dossier client : de la création du client, en passant par le devis, le suivi du chantier et le règlement de sa facture avec le logiciel « Batigest »,
Préparation des bilans de chantier pour le suivi des gains de temps,
Archivage, classement,
Tenue du planning des chantiers (à venir, en cours, terminés),
Répondre aux demandes des clients par biais téléphonique.
Gestion du personnel :
Documents et formalités administratives des entrées et sorties,
Tenue du registre du personnel,
Suivi des plannings congés et absences,
Suivi des heures supplémentaires des salariés.

LES SAVOIRS :

Bureautique :
Maitrise des texteurs et tableurs. (Pack Office ; GED)
Communication écrite :
Rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maitrisant les règles d'orthographe et de grammaire.
Communication orale :
Adapter son langage, ses messages selon l'interlocuteur et s'exprimer au nom de l'entreprise,
Connaissance de l'entreprise, ses activités et son environnement.
Organisation et planification :
Respecter les procédures d'organisation de l'entreprise,
Planifier ses activités à moyen terme,
Gérer les priorités et les aléas.

LES SAVOIR-FAIRE :

Connaissance des principaux logiciels : Traitements de texte et tableurs, gestion de fichiers (Batigest).
S'avoir s'organiser efficacement,
Savoir être réactif et disponible - Autonomie - Sens de l'initiative,
Capacité relationnelle dans l'usage des outils de communication : téléphone et internet,
Capacité relationnelle, curiosité professionnelle,
Capacité à hiérarchiser les urgences, à entretenir de bonnes relations professionnelles,
Connaissance de la structure et des rouages de son entreprise,
Capacité d'adaptation.

SAVOIR-FAIRE COMPORTEMENTAUX :

Autonomie : sens de l'anticipation, de l'initiative,
Maitrise de soi : self control, capacité à travailler (par moment) dans l'urgence,
Rigueur : organisation et méthode,
Dynamisme
Sens du client : Esprit de qualité,
Sens de l'entreprise : confidentialité des informations traitées,
Communication : sens du relationnel.