Assistant / Assistante de gestion administrative

MISSION, CADRE ET CONTEXTE DU POSTE

Placé/e sous l'autorité hiérarchique du Chef de la Mission Administrative, la Gestionnaire de dossiers APA travaille au sein de la Direction de l'Autonomie.
Il/elle est chargé/e de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité, au traitement des dossiers dont il/elle a la charge.

ACTIVITÉS

- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, les renseigner, les orienter,
- Répondre aux demandes d'informations, de conseils, émanant des personnes âgées/personnes handicapées, de leur famille ou des professionnels.

- Secteur de l'APA
- Instruire administrativement les dossiers de demandes d'APA domicile, APA établissement : vérification et saisie informatique, demandes de pièces complémentaires, accusés de réception ,
- Assurer le suivi administratif, notifier et envoyer les décisions aux intéressés (bénéficiaires, tuteurs, ),
- Gérer les mouvements qui interfèrent dans la situation des bénéficiaires dans le cadre des révisions, des renouvellements : hospitalisation, entrée en établissement, retour au domicile, évolution des situations ,
- Etablir les contacts nécessaires au montage des dossiers et au suivi des mouvements : hôpitaux, services à domicile, services fiscaux, caisses de retraite afin de recueillir les éléments utiles à l'instruction, à l'étude et au suivi des droits,
- Assurer les opérations de contrôle des dépenses de l'APA à domicile,
- Assurer une vérification des données saisies afin de sécuriser les opérations de paiement,
- Trier, classer, archiver les dossiers, effectuer divers travaux de bureautique.

Travail en étroite collaboration avec l'équipe médico-sociale APA et les services comptables.

- Secteur de l'aide sociale
- Instruire les dossiers d'aide sociale (PA/PH/ACTP) en vue des commissions d'étude technique mensuelles,
- Suivre administrativement les dossiers (courriers, vérification de pièces, relances),
- Rechercher les éléments nécessaires à l'instruction du dossier (obligés alimentaires notamment),
- Apprécier les possibilités contributives du demandeur de l'aide sociale et de ses obligés alimentaires,
- Saisir informatiquement les données des dossiers et gestion des mouvements (révision, décès, changement d'établissement, hospitalisation...),
- Trier, classer, archiver des documents.

Travail en étroite collaboration avec les différents organismes (CCAS, services fiscaux, caisses de retraite, établissements pour personnes âgées/personnes handicapées, organismes de tutelle, MDPH, services comptables ).

CADRE STATUTAIRE

- Catégorie C - Filière Administrative,
- Recrutement par liste d'aptitude, par voie de mutation ou détachement ou à défaut par voie contractuelle.

CONDITIONS D'EXERCICE ET MOYENS TECHNIQUES

- Horaires réguliers et adaptés au service,
- Assurer la continuité de l'activité et notamment pendant les congés,
- Assurer toute tâche justifiée par le bon fonctionnement du service,
- Respect de l'éthique, du secret professionnel et missionnel,
- Possibilité de dépassement de l'amplitude horaire en fonction des besoins des usagers.

SECURITÉ SANTÉ ET CONDITIONS DE TRAVAIL

- Travail en bureau,
- Station assise prolongée,
- Travail sur écran.

COMPÉTENCES TECHNIQUES

- Connaissance des missions, dispositifs et acteurs de l'action sociale et médico-sociale et des services de la collectivité,
- Capacités rédactionnelles
- Savoir accueillir des personnes,
- Savoir adapter son intervention aux différents publics accueillis,
- Connaissance de l'action sociale et des familles.

QUALITÉS

- Sens du relationnel,
- Discrétion et confidentialité,
- Savoir rendre compte.