informations générales
Chambéry
Responsabilités
Au sein de la direction générale, l'Assistant(e) de Direction générale est sous l'autorité du Directeur Général. Il (elle) seconde le Directeur Général dans les tâches liées à l'organisation et à la coordination de son activité. Partenaire clé, il (elle) est chargé(e) d'apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et de suivi des dossiers.
Fortement impliquée dans la vie de la société, il (elle) coordonne et organise les instances en lien avec la gouvernance et avec le comité de direction, les élus et les différents partenaires. Il (elle) contribue à l'optimisation du fonctionnement de la direction générale.
Activités
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du Directeur Général et des priorités
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Organiser les réunions et instances en lien avec la direction générale et la gouvernance (conseil d'administration, bureaux, comités de direction, séminaires.) ; préparer les ordres du jour, gérer convocations et invitations internes et externes
- Préparer, contrôler et fournir les dossiers et documents nécessaires (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses.) en amont des réunions et instances internes et externes
- Assurer une gestion administrative liée à l'activité de l'entreprise (registres société, formalités registre du commerce, dépôt des comptes.)
- Assister à certaines réunions, rédiger procès-verbaux et comptes rendus
- Rédiger des notes et courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Structurer et assurer la transmission d'informations en interne et en externe
- Préparer et organiser la logistique des événements professionnels (déplacements, séminaires, congrès.)
- Organiser et mettre à jour des dossiers, du classement de manière adéquate
- Suivre le budget de la direction générale et traiter les factures
Profil et compétences requises
- Formation supérieure BTS Secrétariat/Assitant(e) de manager ; DUT GEA / Gestion des PME ; Licence professionnelle - Expérience en secrétariat de direction
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise des techniques et outils de secrétariat de direction
- Connaissance de l'environnement des collectivités et des élus
- Grandes aptitudes rédactionnelles et de communication orale
- Autonomie et qualités organisationnelles
- Sens développé de la confidentialité et qualité de réserve
- Courtoisie et bon relationnel
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAu sein de la direction générale, l'Assistant(e) de Direction générale est sous l'autorité du Directeur Général. Il (elle) seconde le Directeur Général dans les tâches liées à l'organisation et à la coordination de son activité. Partenaire clé, il (elle) est chargé(e) d'apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et de suivi des dossiers.
Fortement impliquée dans la vie de la société, il (elle) coordonne et organise les instances en lien avec la gouvernance et avec le comité de direction, les élus et les différents partenaires. Il (elle) contribue à l'optimisation du fonctionnement de la direction générale.
Activités
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du Directeur Général et des priorités
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Organiser les réunions et instances en lien avec la direction générale et la gouvernance (conseil d'administration, bureaux, comités de direction, séminaires.) ; préparer les ordres du jour, gérer convocations et invitations internes et externes
- Préparer, contrôler et fournir les dossiers et documents nécessaires (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses.) en amont des réunions et instances internes et externes
- Assurer une gestion administrative liée à l'activité de l'entreprise (registres société, formalités registre du commerce, dépôt des comptes.)
- Assister à certaines réunions, rédiger procès-verbaux et comptes rendus
- Rédiger des notes et courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Structurer et assurer la transmission d'informations en interne et en externe
- Préparer et organiser la logistique des événements professionnels (déplacements, séminaires, congrès.)
- Organiser et mettre à jour des dossiers, du classement de manière adéquate
- Suivre le budget de la direction générale et traiter les factures
Profil et compétences requises
- Formation supérieure BTS Secrétariat/Assitant(e) de manager ; DUT GEA / Gestion des PME ; Licence professionnelle - Expérience en secrétariat de direction
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise des techniques et outils de secrétariat de direction
- Connaissance de l'environnement des collectivités et des élus
- Grandes aptitudes rédactionnelles et de communication orale
- Autonomie et qualités organisationnelles
- Sens développé de la confidentialité et qualité de réserve
- Courtoisie et bon relationnel
