Assistant / Assistante de direction

Cadrage de mission :
L'assistant/assistante de direction accompagne la direction ainsi que les fonctions supports afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de l'activité et notamment la vie associative des 3 associations qui composent l'activité de l'Office de Tourisme. Il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à les seconder.
Détail de mission :
Organisation de l'agenda de la directrice et accueil (25% du temps) :
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, ).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions principalement)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires (rapports, notes diverses pour les réunions ).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation (30 % du temps) :
- Réceptionner et trier le courrier
- Assister aux principales réunions et en rédiger les comptes rendus (Bureaux, Conseils d'administration, assemblées générales).
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Rendre compte à travers des points réguliers des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Réaliser des commandes de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. Suivi complet de certains dossiers tels que la négociation avec les fournisseurs imprimeurs.
Communication et relations publiques (20% du temps) :
- Structurer et assurer la bonne transmission des informations en interne.
- Tenir à jour les fichiers contacts destinés aux relations publiques de l'office de tourisme et des événements associés. Envoyer les invitations et gérer les retours liés à ces invitations.
Accompagnement événementiel (25% du temps) :
- Assister l'équipe événementielle (Noël, Pâques, Festival) dans certaines tâches de suivi opérationnel des événements.
Compétences techniques :
Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word, Teams)
Des notions juridiques sur la vie associative de droit local sont un vrai plus pour cet emploi
La connaissance du secteur tourisme événementiel est un plus.
Connaissances en gestion administrative