Assistant / Assistante de direction

Les grandes ambitions de transition écologique de l'équipe municipale couplées aux arrivées des lignes de métro 14 et 15 métamorphosent Villejuif en un terreau propice à l'épanouissement de projets d'envergures tels que la ZAC Campus Grand Parc, la Ferme des frémis, une stratégie ambitieuse de rénovation énergétique du patrimoine et les cours EVEIL.

Ainsi, la ville se prépare à devenir un berceau d'initiatives urbaines novatrices, où l'éco-responsabilité et la connectivité s'unissent pour créer un écosystème capable de répondre aux enjeux de demain.

Au sein d'une équipe de 4 assistantes, et sous l'autorité hiérarchique de l'assistante du maire, vous jouez un rôle clé dans l'organisation, la
coordination et le suivi des dossiers administratifs des membres de l'exécutif.

En tant que véritable appui stratégique, vous êtes directement rattaché.e au Directeur Général des Services (DGS) en tant qu'assistant(e) de direction.

Vos missions sont les suivantes :
- Véritable appui au quotidien, vous gérez l'agenda du DGS, en organisant ses rendez-vous et en hiérarchisant les sollicitations selon leur degré d'urgence ou de priorité. Vous êtes moteur dans l'organisation et la préparation des instances décisionnelles de la ville (Réunion de Direction Générale, Comité de Direction, Bureau Municipal). Vous participez à l'organisation logistique des réunions et des déplacements en
assurant la réservation des lieux, l'envoi des convocations et invitations.

- Vous assurez une veille informationnelle et vous savez organiser et classer des documents, constituez et mettez à jour les informations
nécessaires à l'anticipation de ses interventions. Vous prenez également des notes et rédigez différents documents administratifs, en réalisant les recherches nécessaires.

- Appui transversal de la collectivité, vous travaillez étroitement avec les directions rattachées au DGS (communication et juridique) et l'équipe de direction générale. Au quotidien, vous garantissez la bonne coordination des dossiers auprès du cabinet du Maire et des élu.es. Vous participez également à la coordination des assitant.es et accompagnez aux changements de pratiques.

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine de l'assistanat de direction ou du secrétariat polyvalent, ou vous êtes fonctionnaire titulaire au grade de rédacteur territorial. Vous disposez de notions solides en organisation du travail et gestion du
temps, d'une bonne connaissance du fonctionnement des services d'une collectivité territoriale et d'une excellente maîtrise de l'expression orale et écrite.

Vous utilisez avec aisance les outils bureautiques, notamment Word et Excel.

Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'un bon esprit de synthèse, vous faites preuve d'un réel sens du service public et d'un excellent sens des relations humaines.

Particularités
Horaires avec amplitude variable selon les besoins
Grande disponibilité
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Position dans l'organigramme
Direction Générale

Avantages (*sous conditions)
- Régime indemnitaire
- Prime annuelle de 1600 € (versée en 2 fois, au mois de mai et novembre)
- Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé.
- Adhésion au C.N.A.S*
- Forfait mobilités durables*
- Sport pour les agents*