Assistant / Assistante de direction

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction H/F dans le cadre d'un remplacement pour congés maternité.

Rattaché au Directeur ou à l'adjoint de direction, dans le respect du projet d'établissement ou de service, et au sein de l'équipe pluridisciplinaire, l'Assistant(e) de direction prend en charge les missions de communication, gestion administrative du personnel, gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées, secrétariat, accueil physique et téléphonique. Il est garant de la bonne circulation et conservation de l'information, de la continuité de service sur les tâches administratives.

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Les activités de gestion, communication, secrétariat :
o Gestion administrative du personnel : transmettre au siège les éléments pour établir les contrats de travail, gérer en collaboration avec l'adjoint de direction des plannings des équipes, gérer les absences et les remplacements
o Gestion administrative du dossier des personnes accompagnées : participer à la saisie des dossiers des personnes accompagnées entrantes, actualiser les informations administratives sur l'outil - classer et archiver les dossiers
o Communication : élaborer et mettre en forme les contenus des supports de communication (comptes rendus de réunions, collecte des données en vue d'alimenter les indicateurs de gestion).
o Mettre à jour les procédures qualité
o Secrétariat : organiser et préparer les réunions internes et externes - mettre à jour les tableaux de bord d'activité (frais par ex)
- Qualité
o Elaborer et rédiger les protocoles et procédures
o Tenir et mettre à jour le système qualité (format digital et papier)
o Prendre en charge la gestion documentaire
- Activités secondaires, en continuité de service avec l'employé administrative
o Participer à des réunions
o Remonter vers la Direction adjointe/direction les événements constituant une alerte
o Participer à la mise en œuvre de la démarche qualité