Assistant / Assistante de direction

ASSISTANT.E DE DIRECTION / CHARGÉ.E D'ACCUEIL
CDI à temps complet

NOTRE ASSOCIATION
L'APRAS (Association pour la Promotion de l'Action et de l'Animation Sociale) a été créée en 1977. Elle réunit la Ville de Rennes, Rennes Métropole, le Département, Archipel Habitat, Néotoa, Espacil Habitat, Aiguillon Construction et le CCAS de la Ville de Rennes. C'est un outil commun que se donnent ses membres pour :
- l'observation des populations et de l'action sociale sur le territoire rennais et l'agglomération rennaise,
- le partage de diagnostics et la connaissance mutuelle,
- la conduite d'actions communes ou concertées,
- l'expérimentation d'actions partenariales.
L'association emploie aujourd'hui 20 personnes.

MISSIONS / ACTIVITÉS

Mission 1 : Assistant.e de direction (30% du poste)
Activités :
- Assiste la direction dans la prise de rendez-vous et la coordination des agendas, l'organisation des réunions et temps forts partenariaux
- Assiste la direction dans l'organisation matérielle des instances associatives, des réunions de travail et des conventions de partenariat (en lien avec le/la RAF)
- Assiste la direction dans la mise en forme de courriers et des documents, la rédaction des comptes-rendus
- Assiste la direction dans l'organisation et la mise à jour des dossiers des serveurs et des outils de numériques de travail
- Assure la gestion du standard général
- Participe à la gestion du circuit courrier
- Peut participer à l'organisation logistique de l'ensemble des activités de l'association


Mission 2 : Assistant.e responsable administratif.ve et financier.ère (30% du poste)
Activités :
- Assister le/la RAF dans la saisie comptable
- Récolter les variables de paie (en lien avec la chargée RH)
- Participe à l'approvisionnement en fournitures et matériels de bureau, au suivi du parc informatique ; suivi et mise à jour des outils du siège : signalétique bureaux, répertoire, tel/ nom sur les bureaux et bannettes / panneaux accueil.
- Peut être amené- à gérer la caisse : mouvement journalier et état mensuel


Mission 3 : Assistant.e équipe SORTIR ! (30% du poste)
Activités :
- Assure le suivi des conventions avec les communes
- Participation à l'élaboration des bilans annuels et territoriaux
- Effectue le classement et l'archivage
- Gère les courriers de réponse aux dérogations
- Assure la gestion des numéros d'utilisateur
- Effectue les comptes-rendus de réunion


Mission 4 : Accueil (10% du poste)
Activités :
- Assure la moitié de l'accueil téléphonique et physique, en lien et en relai avec l'assistante administrative chargée d'accueil du pôle Animation
- Prend le relais sur les logiciels métiers des activités Sortir ! et Animation de proximité


PROFIL
Connaissances particulières / Savoir-faire :
- Maîtrise de l'environnement bureautique
- Maitrise des coordinations d'agenda et du travail en réseau
- Maîtrise de l'outil Excel
- Connaissance des logiciels métier à acquérir
- Aisance avec les chiffres


Qualités professionnelles / Savoir-être :
- Fortes capacités d'organisation
- Rigueur
- Organisation
- Discrétion et confidentialité
- Loyauté

CONDITIONS
Jours de travail du lundi au vendredi
Poste basé à Rennes dans le 360 (Maison des associations) au 6 cours des alliés
Rémunération selon grille UCANSS : brut mensuel entre 2237€ et 2592€ (en fonction de l'expérience)