Assistant / Assistante de direction

LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement, intérim spécialisé, management de transition, et évaluation d'expert.e.s, cadres et dirigeant.e.s, recherche pour son client un Assistant de Direction bilingue Anglais H/F basé(e) à proximité de Bois d'Arcy (78), pour une mission d'intérim de plusieurs mois.

Rattaché(e) directement au Managing Director, vous assurez un support administratif, organisationnel et opérationnel de haut niveau. Véritable bras droit, vous contribuez à optimiser son efficacité quotidienne, à fluidifier les interactions internes et externes et à garantir la bonne coordination des activités.


Vos principales responsabilités.
1. Gestion de l'agenda et des priorités.
- Planifier, organiser et optimiser l'agenda du Managing Director
- Anticiper les contraintes, arbitrer les priorités et coordonner efficacement avec les interlocuteurs internes et externes
- Préparer les dossiers et supports nécessaires aux réunions, rendez-vous et déplacements

2. Organisation des déplacements.
- Organiser les voyages professionnels (transports, hébergements, visas.)
- Élaborer les itinéraires et préparer les briefings associés
- Assurer le suivi administratif et budgétaire des déplacements

3. Coordination des réunions et logistique.
- Planifier les réunions internes et externes
- Préparer les salles, supports et documents nécessaires
- Rédiger ou coordonner les comptes rendus si besoin
- Assurer la bonne circulation de l'information avant et après les réunions

4. Gestion administrative.
- Gérer et suivre les notes de frais
- Traiter les courriers, emails, appels et demandes diverses
- Préparer des documents, présentations et correspondances
- Garantir une confidentialité absolue dans le traitement des informations

5. Accueil et interface.
- Accueillir les visiteurs du Managing Director
- Être le point de contact privilégié pour les demandes entrantes
- Filtrer, prioriser et orienter les sollicitations

6. Support administratif transversal.
- Apporter un soutien aux équipes de la direction
- Suivre des dossiers transverses et des projets ponctuels
- Mettre à jour les outils de suivi (tableaux de bord, bases de données)

7. Organisation d'événements et missions ad hoc.
- Participer à l'organisation d'événements internes et externes
- Coordonner la logistique et l'administration de projets spécifiques

8. Gestion des salles - Centre de formation.
- Gérer les demandes internes de réservation
- Coordonner le planning avec l'équipe formation
- Communiquer les procédures de réservation aux utilisateurs internes




Compétences techniques.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Excel, PowerPoint, Word)
- Très forte capacité d'organisation et de gestion des priorités
- Solides compétences en gestion administrative et logistique
- Capacité à produire des supports professionnels de qualité

Compétences comportementales.
- Sens aigu de la confidentialité et discrétion irréprochable
- Excellentes capacités de communication, à l'oral comme à l'écrit (français et anglais)
- Proactivité, sens de l'anticipation et autonomie
- Rigueur, fiabilité et grande attention aux détails

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Pourquoi les rejoindre ?.
- Un rôle stratégique au cœur de la direction
- Une forte exposition et des interactions variées
- Un environnement exigeant, stimulant et collaboratif