informations générales
Alpes-Maritimes
Nous recherchons notre futur/future Assistant/Assistante de direction!
Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.
Vos missions :
Secrétariat du Doyen :
- Vous réaliserez l'accueil physique et téléphonique, vous filtrerez les demandes et ventilerez aux services concernés
- Vous serez en charge de rédiger des lettres, des notes de synthèse et archiver les divers documents
- Vous serez en charge de gérer l'agenda du Doyen et organiser ses rendez-vous en fonction de ses obligations hospitalières et pédagogiques ainsi que ses déplacements
- Vous assurerez l'organisation matérielle du séjour et l'accueil de personnalités extérieures
- Vous élaborerez et alimenterez des tableaux de bord
- Vous participerez aux réunions de direction (Doyen et Directrice administrative) et aux réunions de chefs de services
- Vous travaillerez en étroite collaboration avec les services de l'UFR, de l'université mais également avec ceux d'autres institutions
- Vous traiterez un certain nombre de dossiers particuliers ou sensibles
- Vous organiserez les réunions
Commission de suivi des étudiants (CSE) :
- Vous serez le/la référent/référente unique des demandes des étudiants en difficulté
- Vous serez en charge de trier, analyser et estimer le degré d'urgence des demandes pour planifier la CSE
- Vous planifierez des dates de CSE pour chaque semestre et vous serez en charge de convoquer les membres de la commission ainsi que les étudiants concernés
- Vous constituerez un tableau de bord et vous serez en charge de suivre les situations de chaque étudiant
Conseil de Gestion :
- Vous planifierez les dates des conseils de gestion sur l'année
- Vous préparerez l'ordre du jour et vous serez chargé/chargée de collecter les informations ou les documents utiles à communiquer aux membres
- Vous convoquerez les membres en respectant les délais fixés dans les statuts
- Vous assisterez aux conseils de gestion
- Vous veillerez à l'atteinte du quorum pour permettre la tenue du conseil
- Vous rédigerez le procès-verbal des séances, le diffuser et l'archiver
- Vous préparerez les extraits pour les services concernés
- Vous mettrez à jour le tableau de suivi des points votés par le conseil de gestion
Profil recherché :
Vous possédez :
- Le sens de la confidentialité et de la discrétion, ainsi que de l'écoute
- Le sens du service public, implication personnelle, loyauté, respect du devoir de réserve
- Le sens de la représentation de l'institution
Vous maitrisez :
- l'expression orale et les techniques d'accueil
- l'orthographe et la syntaxe
- Les outils bureautiques
- La rédaction des courriers et documents administratifs
- L'anglais (écrit et parlé)
Vous êtes en capacité de :
- Travailler en équipe et en autonomie
- Faire preuve de rigueur et de professionnalisme
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireRejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.
Vos missions :
Secrétariat du Doyen :
- Vous réaliserez l'accueil physique et téléphonique, vous filtrerez les demandes et ventilerez aux services concernés
- Vous serez en charge de rédiger des lettres, des notes de synthèse et archiver les divers documents
- Vous serez en charge de gérer l'agenda du Doyen et organiser ses rendez-vous en fonction de ses obligations hospitalières et pédagogiques ainsi que ses déplacements
- Vous assurerez l'organisation matérielle du séjour et l'accueil de personnalités extérieures
- Vous élaborerez et alimenterez des tableaux de bord
- Vous participerez aux réunions de direction (Doyen et Directrice administrative) et aux réunions de chefs de services
- Vous travaillerez en étroite collaboration avec les services de l'UFR, de l'université mais également avec ceux d'autres institutions
- Vous traiterez un certain nombre de dossiers particuliers ou sensibles
- Vous organiserez les réunions
Commission de suivi des étudiants (CSE) :
- Vous serez le/la référent/référente unique des demandes des étudiants en difficulté
- Vous serez en charge de trier, analyser et estimer le degré d'urgence des demandes pour planifier la CSE
- Vous planifierez des dates de CSE pour chaque semestre et vous serez en charge de convoquer les membres de la commission ainsi que les étudiants concernés
- Vous constituerez un tableau de bord et vous serez en charge de suivre les situations de chaque étudiant
Conseil de Gestion :
- Vous planifierez les dates des conseils de gestion sur l'année
- Vous préparerez l'ordre du jour et vous serez chargé/chargée de collecter les informations ou les documents utiles à communiquer aux membres
- Vous convoquerez les membres en respectant les délais fixés dans les statuts
- Vous assisterez aux conseils de gestion
- Vous veillerez à l'atteinte du quorum pour permettre la tenue du conseil
- Vous rédigerez le procès-verbal des séances, le diffuser et l'archiver
- Vous préparerez les extraits pour les services concernés
- Vous mettrez à jour le tableau de suivi des points votés par le conseil de gestion
Profil recherché :
Vous possédez :
- Le sens de la confidentialité et de la discrétion, ainsi que de l'écoute
- Le sens du service public, implication personnelle, loyauté, respect du devoir de réserve
- Le sens de la représentation de l'institution
Vous maitrisez :
- l'expression orale et les techniques d'accueil
- l'orthographe et la syntaxe
- Les outils bureautiques
- La rédaction des courriers et documents administratifs
- L'anglais (écrit et parlé)
Vous êtes en capacité de :
- Travailler en équipe et en autonomie
- Faire preuve de rigueur et de professionnalisme
