Assistant / Assistante de direction

Association reconnue sur le territoire, nous oeuvrons au développement et à la mise en œuvre de projets d'intérêt général. Dans le cadre du renforcement de notre équipe, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) et de direction pour accompagner la Responsable Administrative et Financière dans le fonctionnement quotidien de l'association et l'organisation de ses événements.
Vos missions :
En lien avec la Responsable Administrative et Financière, vous assurez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif de l'association
1- Assistanat de direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Gérer l'agenda de la direction et organiser les rendez-vous
- Assurer le suivi de la boîte mail générale de l'association et orienter les demandes
- Organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, logistique)
- Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions
- Organiser les déplacements de la direction si nécessaire
2- Gestion administrative
- Rédiger et compléter les documents contractuels au quotidien
- Constituer et assurer le suivi administratif des dossiers contractuels (partenaires, fournisseurs, exposants, groupes musicaux, prestataires, bénévoles...)
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs
- Préparer les documents administratifs nécessaires au fonctionnement de l'association
- Participer au suivi des fournitures et des besoins matériels
Vie associative et événements
- Participer à la préparation administrative et logistique des événements organisés par l'association
- Contribuer à la coordination avec les partenaires, bénévoles et prestataires
- Participer aux missions opérationnelles durant les manifestations organisées par l'association
3- Contribution au fonctionnement de l'association
- Faciliter les échanges entre les équipes, les membres de l'association et les partenaires
- Participer au suivi administratif des bénévoles
- Contribuer au bon fonctionnement général des services administratifs

Compétences
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Internet)
- Très bonnes capacités rédactionnelles
- Bonne organisation et gestion des priorités

Formation et expérience
- Formation de niveau Bac +2 minimum en assistanat, gestion administrative ou équivalent.
- Expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire, idéalement dans le secteur associatif ou événementiel.

Vous devez être disponible en soirée ou le week-end lors des événements organisés par l'association et lors des réunions préparatoires des évènements

Prise de poste en septembre (contrat renouvelable)