informations générales
Marseille
CDI
Nous recrutons pour notre Direction Stratégie Juridique, un.e Assistant.e de Direction H/F.
Objectifs / Finalités du poste :
Participe à l'atteinte des objectifs de l'Office en assurant l'assistance et le soutien administratif du Directeur de la Stratégie Juridique. Contribue à la sécurisation, à l'organisation et à la circulation des informations juridiques stratégiques, tout en garantissant la confidentialité des dossiers traités.
Activités :
- Assure la coordination et la circulation des informations entre la Direction de la Stratégie Juridique, la Direction Générale, les directions de l'Office et les partenaires externes.
- Centralise, met en forme, assure le suivi administratif et actualise les dossiers stratégiques et juridiques de la Direction ainsi que leur dématérialisation.
- Assiste le Directeur de la Stratégie Juridique dans l'organisation et le pilotage de son activité.
- Assure le suivi administratif des contentieux et des dossiers confiés aux conseils externes (avocats, commissaires de justice, experts).
- Rédige et diffuse les documents, notes, courriers, rapports et présentations nécessaires à l'activité de la Direction.
- Contribue à la préparation des dossiers destinés aux instances de gouvernance (Bureau, Conseil d'Administration, Comités).
- Organise et assure le suivi des réunions internes et externes ; rédige les comptes rendus, relevés de décisions et assure le suivi des actions.
- Suit les échéances et alerte sur les délais relatifs aux dossiers juridiques, contentieux et projets stratégiques.
- Création et suivi des tableaux de bord et outils de suivi de l'activité de la Direction.
- Organise l'agenda, les rendez-vous, les réunions et les déplacements du Directeur.
- Assure l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes
- Réalise les activités courantes de secrétariat : classement, archivage, gestion documentaire et suivi des courriers entrants et sortants.
- Garantit la confidentialité et la traçabilité des informations et documents traités.
- Travaille en lien étroit avec les assistantes de direction des autres directions de l'Office.
- Gestion, traitement et suivi des factures et des marchés de la direction.
Activités spécifiques :
- Assure la collecte, la consolidation et la mise en forme des rapports présentés aux instances de gouvernance.
- Peut participer à tout projet transversal relevant du périmètre de la Direction de la Stratégie Juridique.
- Peut assurer l'administration documentaire des procédures, contentieux et dossiers sensibles.
- Peut être amené(e) à contribuer au suivi des marchés ou prestations de conseil juridique.
Votre Profil :
- Formation Bac +2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative ou juridique.
- Expérience significative sur un poste d'assistanat de direction auprès d'une direction stratégique ou juridique appréciée.
- Très bonnes capacités rédactionnelles, de synthèse et d'organisation.
- Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et échéances.
- Discrétion absolue et respect de la confidentialité.
- Rigueur, autonomie, réactivité et sens des priorités.
- Qualités relationnelles et sens du service.
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireObjectifs / Finalités du poste :
Participe à l'atteinte des objectifs de l'Office en assurant l'assistance et le soutien administratif du Directeur de la Stratégie Juridique. Contribue à la sécurisation, à l'organisation et à la circulation des informations juridiques stratégiques, tout en garantissant la confidentialité des dossiers traités.
Activités :
- Assure la coordination et la circulation des informations entre la Direction de la Stratégie Juridique, la Direction Générale, les directions de l'Office et les partenaires externes.
- Centralise, met en forme, assure le suivi administratif et actualise les dossiers stratégiques et juridiques de la Direction ainsi que leur dématérialisation.
- Assiste le Directeur de la Stratégie Juridique dans l'organisation et le pilotage de son activité.
- Assure le suivi administratif des contentieux et des dossiers confiés aux conseils externes (avocats, commissaires de justice, experts).
- Rédige et diffuse les documents, notes, courriers, rapports et présentations nécessaires à l'activité de la Direction.
- Contribue à la préparation des dossiers destinés aux instances de gouvernance (Bureau, Conseil d'Administration, Comités).
- Organise et assure le suivi des réunions internes et externes ; rédige les comptes rendus, relevés de décisions et assure le suivi des actions.
- Suit les échéances et alerte sur les délais relatifs aux dossiers juridiques, contentieux et projets stratégiques.
- Création et suivi des tableaux de bord et outils de suivi de l'activité de la Direction.
- Organise l'agenda, les rendez-vous, les réunions et les déplacements du Directeur.
- Assure l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes
- Réalise les activités courantes de secrétariat : classement, archivage, gestion documentaire et suivi des courriers entrants et sortants.
- Garantit la confidentialité et la traçabilité des informations et documents traités.
- Travaille en lien étroit avec les assistantes de direction des autres directions de l'Office.
- Gestion, traitement et suivi des factures et des marchés de la direction.
Activités spécifiques :
- Assure la collecte, la consolidation et la mise en forme des rapports présentés aux instances de gouvernance.
- Peut participer à tout projet transversal relevant du périmètre de la Direction de la Stratégie Juridique.
- Peut assurer l'administration documentaire des procédures, contentieux et dossiers sensibles.
- Peut être amené(e) à contribuer au suivi des marchés ou prestations de conseil juridique.
Votre Profil :
- Formation Bac +2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative ou juridique.
- Expérience significative sur un poste d'assistanat de direction auprès d'une direction stratégique ou juridique appréciée.
- Très bonnes capacités rédactionnelles, de synthèse et d'organisation.
- Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et échéances.
- Discrétion absolue et respect de la confidentialité.
- Rigueur, autonomie, réactivité et sens des priorités.
- Qualités relationnelles et sens du service.
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
