Assistant / Assistante de direction

Activités liées au pilotage de la GS

Organiser et assister les réunions du conseil de la GS et des comités associés ; élaborer les relevés de décision
En lien avec les directions centrales de l'UPSaclay, s'assurer de la mise en place dans les délais impartis, de la qualité et de la conservation de l'ensemble des documents juridiques permettant d'asseoir le fonctionnement de la GS
Organiser des déplacements de l'équipe de direction de la GS, ainsi que ceux des membres du Conseil de la GS, en lien avec les actions portées par celle-ci.
Suivre l'exécution du budget et participer à sa préparation
Contribuer à l'amélioration continue des processus proposés

Activités liées à la gestion de l'OI CPS3

Aider à l'organisation des évènements de l'OI en lien avec la direction de l'OI
Organiser et assister les réunions de l'OI et des comités associés ; élaborer les relevés de décision
Apporter une aide au pilotage des appels à projets portés par l'OI : rédaction des lettres de cadrage, transmission et émission des résultats
Suivre l'exécution du budget (demande de devis et validation des commandes) et participer à la préparation du budget initial

Activités liées à la communication de la GS et de l'OI

Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les membres de la GS et de l'OI, avec les instances de l'Université Paris-Saclay et avec les partenaires extérieurs
Assurer l'organisation logistique des actions d'animation de la recherche et de la formation propres à la GS, en veillant à leur bonne complémentarité avec les actions initialisées par les partenaires
Mettre en place des actions de communication en interne et en externe
Participation aux salons et Journées Portes Ouvertes/Poursuite d'étude organisées par l'Université Paris-Saclay
Mettre à jour les pages web de la GS et de l'OI

Profil

Profil :

Baccalauréat à BAC +2
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative

Connaissances, savoirs :

Connaissance souhaitée des grands processus administratifs et budgétaires et de la réglementation en vigueur dans le secteur public
Connaissance souhaitée de l'organisation et du mode de fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de recherche, des écoles et des organismes nationaux de recherche
Connaissance souhaitée des techniques et outils de communication
Excellente maîtrise de la suite bureautique et des outils web
Anglais : notions

Savoir-faire :

Rédaction administrative
Relecture « qualité » des documents de gestion courante ou spécifique
Suivi budgétaire
Conception et rédaction de contenus de communication à destination de publics variés
Organisation logistique d'événements

Savoir-être :

Excellent relationnel
Capacité d'adaptation
Autonomie
Force de proposition
Réactivité
Rigueur
Capacité de synthèse