informations générales
Matoury
Sous la responsabilité du PDG, l'Assistant(e) de Direction H/F sera principalement chargé(e) de :
1. Organisation de l'agenda du Dirigeant et accueil :
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...),
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques,
- Accueillir physiquement les rendez-vous,
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques...),
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...),
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers,
- Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du Dirigeant,
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles,
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus,
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information),
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire,
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer,
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...),
- Gérer les notes de frais,
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons,
- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL...).
2. Traitement comptable et reporting :
- Saisie comptable des pièces des entreprises filiales,
- Rapprochement bancaire - pointage - recouvrement,
- Émission des devis et factures.
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- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...),
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques,
- Accueillir physiquement les rendez-vous,
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques...),
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...),
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers,
- Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du Dirigeant,
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles,
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus,
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information),
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire,
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer,
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...),
- Gérer les notes de frais,
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons,
- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL...).
2. Traitement comptable et reporting :
- Saisie comptable des pièces des entreprises filiales,
- Rapprochement bancaire - pointage - recouvrement,
- Émission des devis et factures.
