Assistant administratif / Assistante administrative

Missions principales

Au sein d'une équipe pluridisciplinaire (éducateurs spécialisés, enseignants, orthophonistes, psychologues, personnels médico-sociaux), vous :
- Accompagnez l'usager dans certaines démarches et orientation, en lien avec la constitution du dossier MDPH
- Assurez le suivi des dossiers MDPH
- Gérez les notifications et la liste d'attente
- Analysez la demande et apporte la réponse par le canal de contact le mieux adapté (téléphone, accueil physique, courriers, courriels.)
- Participez à la mise à jour de la documentation collective
- Renseignez l'outil de suivi de la relation usager
- Traitez les dossiers administratifs simples et prendre en charge la pré-instruction de demandes complexes avec leur transmission vers les services compétents
- Gestion de la scolarité des élèves (dossier administratif de rentrée, bulletins, conseils de classe, rencontres parents/professionnels, fiches de suivi des accompagnements, emplois du temps individuels des élèves, accidents scolaires.
- Gestion et organisation :
o du courrier postal et du courrier électronique (envoi et réception des mails - transmission aux différents partenaires, aux personnels, ...)
o de la transmission des informations aux personnels en interne comme aux partenaires à l'externe, aux familles...
- Saisie des emplois du temps des professionnels du service pédagogique (logiciel EDT)
- Suivi des dossiers de transferts et de sorties des élèves : courrier aux familles, suivi des participations, transmission des données aux professionnels, ...
- Réalisation des ordres de missions des Professeurs (lors d'examen d'élèves)
- Suivi des événements et des fêtes institutionnelles : courrier aux familles, suivi des participations, transmission des données aux professionnels, ...
- Secrétariat du CVS

Eléments de compétence
- Circuit de reconnaissance et d'accompagnement du handicap
- Maîtrise des procédures internes et des engagements de service en matière de relation usager
- Techniques de communication et de gestion des conflits
- Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes d'information (notamment Via Trajectoire)
- La maîtrise de la LSF (Langue des Signes Française) serait un atout

Savoir Faire
- Accueillir, informer et orienter différents publics
- Expliquer et reformuler une demande
- Gérer et apaiser des situations conflictuelles
- Prioriser les tâches et organiser son activité
- S'exprimer clairement à l'oral
- Rédiger des courriers, notes, documents ou rapports

Savoir Être
- Sens de l'écoute et de la relation à l'usager
- Pédagogie et capacité d'adaptation
- Maîtrise de soi et gestion du stress
- Esprit d'équipe et sens du service
- Sens du relationnel
- Savoir prendre du recul

Profil
- Formation : Bac à Bac+3 dans les domaines de l'administration, du social ou du médico-social

Conditions
- Type de contrat : CDD de la Fonction publique d'Etat
- Temps de travail : (temps plein)
- Rémunération basée sur la grille indiciaire grade d'adjoint administratif catégorie C selon ancienneté et profil
- Poste basé à Metz
- Prise de poste : Dès que possible