Assistant administratif / Assistante administrative

Vous occuperez le poste d'assistant.e administratif.ve au sein du Service RH, et exercerez deux missions
principales : - Mission 1 : Une mission au sein du pôle FTLV, où vous participerez à la gestion budgétaire et financière de la formation ainsi qu'au suivi administratif et logistique des actions de formation
- Mission 2 : Une mission de chargé.e de l'accueil des personnels étrangers. Vous serez sous la responsabilité de la Responsable RH. Sur la mission 1, vous serez plus particulièrement en charge de :- La gestion budgétaire des actions de formation (établissement des bons de commande, en lien avec les gestionnaires d'Unités, lien avec le Service Financier Budgétaire et Comptable pour la facturation) - La saisie des formations dans le SIRH - L'organisation des formations (Suivi des inscriptions et convocation des stagiaires, réservation et préparation des salles) - Les relations avec les prestataires pour l'établissement des conventions - L'accueil et l'évaluation de certaines formations Sur la mission 2, vous serez plus particulièrement chargé.e de :
- Informer, conseiller et accompagner les personnels de recherche (chercheu.r.euse.s, ingénieur.e.s, doctorant.e.s ) étranger.e.s ayant un projet d'accueil sur le Centre INRAE BFC pour toutes questions d'ordre administratif et pratiques : ouverture d'un compte, recherche de logement, assurance maladie, visas, scolarisation enfants, cours de français, etc (liste non exhaustive).
- Travailler en étroite collaboration avec le service Partenariat, le Centre de service Euraxess et d'autres services et partenaires ;
- Participer à la rédaction du guide « Welcome Desk BFC » en lien avec les services compétents
Compétences souhaitées :
- Anglais : compréhension et expression écrite et orale de niveau B2
- Une deuxième langue serait un plus (espagnol, chinois)
- Savoir mettre en œuvre des techniques de gestion administrative et budgétaire
- Être capable d'utiliser des logiciels de gestion budgétaire et de gestion des ressources humaines
- Maîtriser les logiciels de bureautique, en particulier les tableurs
- Savoir utiliser les outils collaboratifs et numériques
- Savoir rédiger des documents simples d'information et de communication
Expérience appréciée : 2-3 ans au sein d'un service de gestion administrative, en particulier dans la
fonction publique
Aptitudes recherchées :
- Avoir le goût des relations humaines et du travail d'équipe
- Avoir des capacités d'adaptation et le sens du service
- Savoir rendre compte de son activité et alerter en cas de difficultés
Entrée en Fonction début juin. Date limite pour postuler : 22 mai 2023. Les entretiens pour les candidats retenus auront lieu le 30 mai.