Assistant administratif / Assistante administrative

Missions :
Gestion du suivi pédagogique et administratif des dispositifs VAE (dossiers d'inscriptions,
conventions de stage de mise en situation professionnelle ; suivi des absences et attestation de
présence ; gestion des mouvements (arrêt, suspension), programmation des activités, suivi des
émargements, validation des plannings, suivi des déclarations sur différentes plateformes, veille
administrative.)
Réaliser et suivre les supports contractuels de l'ensemble des dispositifs de VAE (certificat de
réalisation .) ;
Elaborer les documents et outils utiles (rédaction de courriers, compte-rendu, mise en forme de
documents pédagogiques, tableaux de bords, supports pédagogiques.) ;
Accompagner les stagiaires/apprenants et les intervenants au quotidien (renseignement,
identification des problématiques, traitement et remontées des difficultés.).

Activités sociales et organisationnelles
- Porter l'image de l'IRTS et participer à l'amélioration de l'expérience apprenant (optimisation de
la qualité de service proposé.) ;
- Recueillir, synthétiser, exploiter des données et indicateurs ;
- Travailler en synergie avec les formateurs, et le cadre technique VAE.

Activités transversales
- Contribuer aux projets transversaux de l'IRTS et participer si nécessaire aux activités des autres
pôles et services ;
- S'investir dans l'ensemble des événements organisés par l'Institut (notamment via une
participation aux salons, des rencontres avec les apprenants ...).

Compétences attendues :
Compétences techniques et fonctionnelles
- Maîtrise du pack Microsoft office ;
- Connaissance des outils collaboratifs, (Teams, Zoom.)
- Connaissance souhaitée du secteur de la formation et de l'apprentissage
Compétences relationnelles et comportementales
- Sens du travail en équipe ;
- Capacité à transmettre et échanger des informations, à rendre compte ;
- Capacités de synthèse, rigueur intellectuelle ;
- Capacité à planifier et organiser son activité pour respecter délais et objectifs.