Assistant administratif / Assistante administrative

La Fédération ADMR41 est à la recherche, pour un remplacement de 2 mois d'un assistant administratif au sein de la Maison des Services ADMR du secteur de Montoire. L'assistant administratif accompagne le Responsable de secteur dans la gestion d'équipes d'Aides à Domicile pour répondre aux besoins des personnes sollicitant un service à domicile.
En étroite collaboration avec le responsable de secteur, l'assistant technique assure des activités administratives et techniques liées au service vie quotidienne de la maison des services. Il est l'interface entre le ou les responsable(s) de secteur, les bénéficiaires et les aides à domicile afin d'assurer le bon fonctionnement du service vie quotidienne en répondant aux demandes

Missions principales
- Accueillir et informer le public
- Réceptionner les appels
- Orienter les demandes à prendre en charge
- Transmettre et communiquer au(x) responsable(s) de secteur toutes les informations nécessaires à la
gestion et au suivi du service vie quotidienne
- Traiter la réception et l'envoi du courrier
- Gérer les commandes de fournitures
- Publier les annonces de recrutement
- Rédiger les contrats de travail des aides à domicile selon les éléments transmis par le responsable de
secteur
- Aider les responsables de secteur dans la gestion de la planification des congés, arrêts maladies, etc
- Assurer la mise en place des mutuelles et d'un remplacement court en s'aidant des éléments du (des)
responsables de secteur sur le personnel prioritaire pour ces interventions
- Assurer le report de la planification
- Saisir les absences des aides à domicile après validation du (des) responsable(s) de secteur
- Gérer les vêtements professionnels et la logistique suite à l'embauche d'un salarié (carte télégestion,
dossier et livret d'accueil, création planisud, etc.)
- Classer les documents
- Envoyer les plannings des bénéficiaires et des aides à domicile
- Contrôler les feuilles de présence avec le responsable de secteur
- Contrôler les interventions et assurer le suivi sur Asapro
- Assurer le suivi des bénéficiaires hospitalisés
- Veiller à la transmission des données et des tableaux à la fédération
- Aider l'Association Locale dans les tâches administratives
- Aider l'Association Locale dans ses actions conviviales (carte d'anniversaire.)
- Participer aux réunions de la fédération

Compétences requises :
Savoir faire
- Avoir la capacité à travailler en équipe
- Adhérer aux principes associatifs et au projet ADMR
- Savoir évaluer les priorités
- Savoir organiser son travail et rendre compte des actions menées
- Maitriser les outils informatiques à disposition
- S'adapter aux différents publics rencontrés ( enfant, famille, situation de handicap, personnes
âgées)
- Connaître ses limites dans sa prise d'initiative et dans ses responsabilités
Savoir être
- Faire preuve de qualités relationnelles
- Etre à l'écoute
- Avoir le sens de la relation et de la diplomatie
- Avoir une attitude bienveillante
- Prendre du recul
- Etre réactif
- Etre respectueux
- Faire preuve de bon sens