Assistant administratif / Assistante administrative

LE GROUPE TERRÉSENS :
Présent depuis 2008, le groupe Terrésens est la référence de l'immobilier de loisirs haut de gamme à la mer et à la montagne. Aussi bien promoteur, commercialisateur et gestionnaire locatif, Terrésens a su développer une nouvelle génération de résidences, grâce à son expertise à 360° de l'immobilier secondaire, ce qui lui permet de proposer à sa clientèle une expérience unique.

Dans le cadre de son dynamisme constant, Terrésens recherche un(e) Assistant(e) Administratif/ive polyvalent(e) pour un poste en CDI, situé à LYON 1er, à pourvoir dès que possible.

VOS MISSIONS :

Rattaché(e) à la Direction, vous serez le reflet du Groupe Terrésens, jouant un rôle clé dans la première impression que nous laissons à nos clients et visiteurs. Vous assurez un accueil chaleureux et professionnel et aurez en charge les missions suivantes :

Accueil :
- Accueil physique des visiteurs
- Gestion du standard téléphonique

Administratif :

- Tri, distribution et affranchissement du courrier
- Gestions de coursiers et recommandés
- Commande des fournitures administratives et diverses petites courses pour l'entreprise
- Gestion des salles de réunion et préparation des salles pour l'accueil des groupes / réunions importantes (passer des commandes aux traiteurs)
- Gestion de la flotte de véhicules de la société (commandes, cartes grises, assurances : attestation de non-sinistralité, carte verte, sinistres, réservations, badges télépéages, suivi, etc.)
- Gestion de la flotte mobile de la société (commande des téléphones, forfaits, suivi, etc.)
- Suivi et contrôle budgétaire lié aux dépenses du service et validation factures via logiciel GED
- Mise en place et rédaction de diverses procédures au sujet de l'accueil physique/ téléphonique, du livret d'accueil de nouveaux collaborateurs au siège et du planning petit ménage cuisine.
- Assister le Directeur pour ses frais, voyages, etc.
- Réservation des déplacements à l'étranger (vol & hôtel) et nouveaux responsables de sites (hôtel & restaurant)
- Classement et archivage selon les besoins des différents services et échanges avec la société d'archivage.
- Gestion du stock de plaquettes et magazines marketing.
- Gestion des locaux (Relation avec la société de ménage, techniciens pour petits et gros travaux, avec des prestataires externes pour la décoration de l'accueil, avec le prestataire de la machine à boissons, et enfin prestataire de fournitures d'entreprise).

Comptabilité :
- Appel des fournisseurs pour des demandes ponctuelles (factures manquantes, relevés de comptes, etc.)
- Récupération des factures sur différents sites en ligne.

Support service commercial :
- Transmission des coordonnées des prospects et des demandes de clients.
- Organisation déplacements nouveaux commerciaux (hôtels/billets de train) & déplacements commerciaux dans nos résidences

VOUS ÊTES :

Vous êtes de formation BAC/ BAC+2 et bénéficiez d'une expérience significative de 2 ans minimum dans le domaine de l'accueil/ administratif.
Vous incarnez la bienveillance, la bonne humeur, la motivation et bénéficiez de ces, qualités / compétences :

- Sens du relationnel
- Autonomie et adaptabilité
- Organisation, et rigueur
- Notions en comptabilité
- Maitrise du Pack Office

NOUS VOUS OFFRONS :

Nous vous offrons :
- Une prime de 13ème mois
- Une prime d'intéressement à partir de 3 mois d'ancienneté
- Une carte titres-restaurant
- Une mutuelle d'entreprise
- Participation au transport à hauteur de 50 %

Vous vous reconnaissez ? N'hésitez plus et rejoignez l'aventure Terrésens !