informations générales
Aubagne
CDI
DEFINITION DU POSTE :
Sous la responsabilité du / de la coordinateur-rice pédagogique, l'assistant-e pédagogique assure la mise en œuvre administrative, financière et logistique des activités de formation de l'IIMM. Interlocuteur-rice privilégié-e des apprenant-es pour les démarches administratives et pratiques, il/elle assure le suivi des inscriptions, des dossiers, des devis, de la facturation, des documents administratifs et de la logistique des formations. Il/elle renseigne et contrôle les données administratives dans DIGIFORMA et contribue à la fiabilité du suivi des parcours. Le poste n'a pas la responsabilité de définir, modifier ou valider les contenus pédagogiques, qui relèvent du/de la coordinateur-rice pédagogique.
MISSIONS PRINCIPALES :
> GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE
- Informer les candidat-es et apprenant-es et accompagner les démarches d'inscription.
- Constituer, vérifier et actualiser les dossiers ; recueillir les pièces et assurer les relances.
- Préparer les devis, documents administratifs et éléments nécessaires à la facturation.
- Suivre les règlements et échéanciers et effectuer les relances administratives.
- Établir et transmettre attestations, certificats, justificatifs et documents de fin de formation.
- Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers et échanges.
> GESTION ET SUIVI DANS DIGIFORMA
- Renseigner et mettre à jour les données administratives des apprenant-es.
- Enregistrer les inscriptions et assurer le suivi administratif des parcours.
- Contrôler la complétude et la cohérence des informations.
- Effectuer les extractions et tableaux de suivi nécessaires à l'activité.
- Signaler les anomalies ou informations manquantes au/à la coordinateur-rice pédagogique ou à la Direction.
> COORDINATION LOGISTIQUE DES FORMATIONS
- Mettre en œuvre les calendriers et plannings définis avec le/la coordinateur-rice pédagogique.
- Organiser les réservations de salles et vérifier les conditions d'accueil.
- Recueillir et suivre les besoins matériels des enseignant-es.
- Transmettre les informations pratiques aux enseignant-es et apprenant-es.
- Participer à l'organisation matérielle des cours, examens, master-classes, concerts et événements.
- Anticiper les difficultés logistiques et en assurer le signalement.
> RELATION AVEC LES APPRENANT.ES ET APPUI A LA COORDINATION
- Assurer un accueil et un accompagnement de qualité au quotidien.
- Répondre aux demandes administratives et pratiques et orienter les demandes pédagogiques vers le/la coordinateur-rice pédagogique.
- Mettre en œuvre les décisions et consignes d'organisation.
- Préparer les documents nécessaires aux réunions, examens et activités de formation.
- Faire remonter les difficultés, besoins et situations particulières nécessitant un arbitrage.
PÉRIMÈTRE DE RESPONSABILITÉ
L'assistant-e pédagogique est responsable de la qualité, de la fiabilité et de la mise à jour des informations administratives, financières et logistiques relevant de son périmètre. Le/la coordinateur-rice pédagogique demeure responsable des contenus, programmes, objectifs, compétences visées, référentiels, modalités d'évaluation et orientations pédagogiques
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireSous la responsabilité du / de la coordinateur-rice pédagogique, l'assistant-e pédagogique assure la mise en œuvre administrative, financière et logistique des activités de formation de l'IIMM. Interlocuteur-rice privilégié-e des apprenant-es pour les démarches administratives et pratiques, il/elle assure le suivi des inscriptions, des dossiers, des devis, de la facturation, des documents administratifs et de la logistique des formations. Il/elle renseigne et contrôle les données administratives dans DIGIFORMA et contribue à la fiabilité du suivi des parcours. Le poste n'a pas la responsabilité de définir, modifier ou valider les contenus pédagogiques, qui relèvent du/de la coordinateur-rice pédagogique.
MISSIONS PRINCIPALES :
> GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE
- Informer les candidat-es et apprenant-es et accompagner les démarches d'inscription.
- Constituer, vérifier et actualiser les dossiers ; recueillir les pièces et assurer les relances.
- Préparer les devis, documents administratifs et éléments nécessaires à la facturation.
- Suivre les règlements et échéanciers et effectuer les relances administratives.
- Établir et transmettre attestations, certificats, justificatifs et documents de fin de formation.
- Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers et échanges.
> GESTION ET SUIVI DANS DIGIFORMA
- Renseigner et mettre à jour les données administratives des apprenant-es.
- Enregistrer les inscriptions et assurer le suivi administratif des parcours.
- Contrôler la complétude et la cohérence des informations.
- Effectuer les extractions et tableaux de suivi nécessaires à l'activité.
- Signaler les anomalies ou informations manquantes au/à la coordinateur-rice pédagogique ou à la Direction.
> COORDINATION LOGISTIQUE DES FORMATIONS
- Mettre en œuvre les calendriers et plannings définis avec le/la coordinateur-rice pédagogique.
- Organiser les réservations de salles et vérifier les conditions d'accueil.
- Recueillir et suivre les besoins matériels des enseignant-es.
- Transmettre les informations pratiques aux enseignant-es et apprenant-es.
- Participer à l'organisation matérielle des cours, examens, master-classes, concerts et événements.
- Anticiper les difficultés logistiques et en assurer le signalement.
> RELATION AVEC LES APPRENANT.ES ET APPUI A LA COORDINATION
- Assurer un accueil et un accompagnement de qualité au quotidien.
- Répondre aux demandes administratives et pratiques et orienter les demandes pédagogiques vers le/la coordinateur-rice pédagogique.
- Mettre en œuvre les décisions et consignes d'organisation.
- Préparer les documents nécessaires aux réunions, examens et activités de formation.
- Faire remonter les difficultés, besoins et situations particulières nécessitant un arbitrage.
PÉRIMÈTRE DE RESPONSABILITÉ
L'assistant-e pédagogique est responsable de la qualité, de la fiabilité et de la mise à jour des informations administratives, financières et logistiques relevant de son périmètre. Le/la coordinateur-rice pédagogique demeure responsable des contenus, programmes, objectifs, compétences visées, référentiels, modalités d'évaluation et orientations pédagogiques
