informations générales
Paris
DESCRIPTION DE LA DIRECTION
L'IFCS a comme mission de former des étudiants cadres de santé
Capacité d'accueil : 95 places toutes filières de paramédicaux à partir de la rentrée 2024. Actuellement sont accueillis des IDE et des médico-techniques.
Equipe constituée de 3 cadres supérieurs de santé formateurs, d'une assistante administrative, dirigée par une directrice des soins en charge des instituts de formation du GHU
Liaisons hiérarchiques :
Coordonnatrice Générale des instituts des formations paramédicales du GHU (IFSI/IFAS/IFCS site Sainte Anne), directrice des soins
Liaisons fonctionnelles :
Equipe pédagogique de l'institut
Equipe administrative et logistique des instituts
Liaisons externes :
Direction des Ressources Humaines
Services support du GHU : communication, reprographie, maintenance, transport, informatique.
Secrétariat pédagogique et différents services de l'université partenaire
Intervenants extérieurs dont les universitaires
Les secrétariats de l'ARS, du conseil régional d'Ile de France, de la DRIEETS
Membres des instances de l'IFCS
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la responsabilité de la directrice :
Gérer le suivi administratif de l'ensemble de la scolarité des étudiants
Participer à l'activité administrative de l'institut
Organiser le concours de sélection à l'entrée à l'IFCS
Organisation et suivi administratif du concours d'entrée suivant procédure (de la gestion documentaire en aval à la publication des résultats)
MISSIONS
Gestion financière de la sélection et de la formation (rémunération des jurys et dossiers de prise en charge financière des étudiants et étudiantes)
Durant la formation, suivi de la scolarité :
Elaboration des conventions de stage des étudiants et étudiantes
Suivi de la convention universitaire
Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants
Gestion des absences
Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificats.)
Préparation administrative des soutenances des mémoires de fin d'étude
Préparation des jurys de diplomation
Accueil des intervenants extérieurs et gestion de leur rémunération (en lien avec la DRH)
Préparation des instances de l'IFCS
Participation aux enquêtes, à l'élaboration du rapport d'activité et au dossier d'autorisation de l'IFCS
Intendance : Gestion des stocks, des salles.
Participation aux réunions d'équipe
Accueil physique et téléphonique
Activités ponctuelles :
Participation à la démarche Qualité
Participation aux évènements de l'institut
Gestion des plannings en lien avec un cadre supérieur de santé de l'IFCS
PROFIL
Diplôme en bureautique souhaité
Expérience de secrétariat notamment pédagogique
Compétences :
Maitrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint
Maitrise des réseaux de communication à distance (TEAMS)
Maitrise des logiciels internes (e-planning, carl source...)
Savoir-faire :
Rigueur, sens de l'anticipation, de l'organisation et de la planification du travail
Capacité de priorisation
Maitrise de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire. Maitrise de la mise en forme de documents administratifs.
Savoir-être :
Capacités relationnelles et communicationnelles : sens de l'accueil, sens de la concertation, savoir être à l'écoute des différents acteurs du dispositif de formation
Capacité d'adaptation. Dynamisme, esprit d'initiative et d'innovation
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Capacité d'accueil : 95 places toutes filières de paramédicaux à partir de la rentrée 2024. Actuellement sont accueillis des IDE et des médico-techniques.
Equipe constituée de 3 cadres supérieurs de santé formateurs, d'une assistante administrative, dirigée par une directrice des soins en charge des instituts de formation du GHU
Liaisons hiérarchiques :
Coordonnatrice Générale des instituts des formations paramédicales du GHU (IFSI/IFAS/IFCS site Sainte Anne), directrice des soins
Liaisons fonctionnelles :
Equipe pédagogique de l'institut
Equipe administrative et logistique des instituts
Liaisons externes :
Direction des Ressources Humaines
Services support du GHU : communication, reprographie, maintenance, transport, informatique.
Secrétariat pédagogique et différents services de l'université partenaire
Intervenants extérieurs dont les universitaires
Les secrétariats de l'ARS, du conseil régional d'Ile de France, de la DRIEETS
Membres des instances de l'IFCS
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la responsabilité de la directrice :
Gérer le suivi administratif de l'ensemble de la scolarité des étudiants
Participer à l'activité administrative de l'institut
Organiser le concours de sélection à l'entrée à l'IFCS
Organisation et suivi administratif du concours d'entrée suivant procédure (de la gestion documentaire en aval à la publication des résultats)
MISSIONS
Gestion financière de la sélection et de la formation (rémunération des jurys et dossiers de prise en charge financière des étudiants et étudiantes)
Durant la formation, suivi de la scolarité :
Elaboration des conventions de stage des étudiants et étudiantes
Suivi de la convention universitaire
Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants
Gestion des absences
Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificats.)
Préparation administrative des soutenances des mémoires de fin d'étude
Préparation des jurys de diplomation
Accueil des intervenants extérieurs et gestion de leur rémunération (en lien avec la DRH)
Préparation des instances de l'IFCS
Participation aux enquêtes, à l'élaboration du rapport d'activité et au dossier d'autorisation de l'IFCS
Intendance : Gestion des stocks, des salles.
Participation aux réunions d'équipe
Accueil physique et téléphonique
Activités ponctuelles :
Participation à la démarche Qualité
Participation aux évènements de l'institut
Gestion des plannings en lien avec un cadre supérieur de santé de l'IFCS
PROFIL
Diplôme en bureautique souhaité
Expérience de secrétariat notamment pédagogique
Compétences :
Maitrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint
Maitrise des réseaux de communication à distance (TEAMS)
Maitrise des logiciels internes (e-planning, carl source...)
Savoir-faire :
Rigueur, sens de l'anticipation, de l'organisation et de la planification du travail
Capacité de priorisation
Maitrise de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire. Maitrise de la mise en forme de documents administratifs.
Savoir-être :
Capacités relationnelles et communicationnelles : sens de l'accueil, sens de la concertation, savoir être à l'écoute des différents acteurs du dispositif de formation
Capacité d'adaptation. Dynamisme, esprit d'initiative et d'innovation
