Assistant administratif / Assistante administrative

Au sein du service logement, rattaché(e) à la Cheffe du Service logement, vous aurez pour mission de superviser toutes les opérations quotidiennes pour la bonne activité de la maison d'hôtes.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

* Assurer l'accueil bilingue de la clientèle « maison d'hôtes » (Bâtiment 17 avec court, moyen et long séjour).
* Assurer une démarche de prospection en démarchant les laboratoires, services, organismes pour cibler les événements et les demandes de réservation en lien avec l'Ecole polytechnique.
* Mettre en place les outils de communication en lien avec le service communication : création de flyers, rédaction d'informations & photos sur l'intranet, kiosque Pratix & les sites institutionnels EP/IP PARIS afin de promouvoir la maison d'hôtes.
* Mesurer la satisfaction clients (formulaire de satisfaction) et proposer des actions correctives si nécessaire
* Traiter les données, statistiques
* Rédiger la décision d'attribution avec la Cheffe de service et le Directeur des moyens généraux (public, grilles tarifaires, conditions).
* Mettre en place les process de réservation, conditions d'annulation, tarifs (différents selon clientèles) après la signature de la décision.
* Créer, mettre à jour et suivre les conventions d'hébergement spécifiquement pour les réservations individuelles/groupes de la maison d'hôtes
* Assurer le traitement des courriels, effectuer les réservations, devis, planning d'occupation (via le logiciel métier)
* Assurer le suivi des recettes et des paiements avec la Direction comptable.
* Mettre en place les produits d'accueil et autres matériels.
* Assurer la coordination avec les autres services de l'Ecole comme la Direction du patrimoine immobilier, Service du matériel (marché de kits de couchage et nettoyage)), Direction de la communication, Service propreté environnement (marché de ménage)
* S'assurer de la conformité du nettoyage en lien avec un responsable de site du marché de ménage.
* Réagir en temps réel aux aléas et dysfonctionnements.
* Gérer les réservations et occupations des 2 appartements de la fondation à Camille Claudel Palaiseau (planning, état des lieux, organisations de rdv techniques, suivi et échanges avec la fondation de l'X).
* Renseigner et accompagner les locataires dans leurs démarches administratives et dans leur quotidien ;
* Assurer l'accueil et l'orientation du public élèves/étudiants et professionnels logés à l'École ;
* Réceptionner et consigner les réclamations des locataires ;
* Suivre les locataires entrants et sortants (actes courants.) ;
* Participer aux grandes campagnes de rentrées et de sorties.


Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.


L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle.).

Vous êtes notre perle rare car :

Titulaire d'un diplôme Bac, Bac+2, vous justifiez d'au moins 2 années d'expérience dans le domaine de l'hôtellerie et/ou l'immobilier d'une durée de 2 ans minimum, et un anglais courant.