Assistant administratif / Assistante administrative

Nous sommes une agence de voyages à taille humaine, spécialisée dans la conception et l'organisation de voyages, et recherchons une personne pour occuper une fonction centrale dans notre organisation administrative.
Nous cherchons avant tout quelqu'un qui aime organiser, faciliter, suivre et rendre service.
Votre rôle sera de faire le lien entre les différents membres de l'équipe, nos clients et nos partenaires, de prendre en charge une partie de la gestion administrative quotidienne et de contribuer à ce que les informations circulent et que les sujets soient suivis jusqu'à leur terme.
Une expérience dans le tourisme est appréciée, mais elle n'est pas indispensable.
Nous privilégierons une excellente culture administrative, la rigueur et la fiabilité, mais également de réelles qualités relationnelles : sens du service, écoute, patience et plaisir à faciliter le quotidien des autres.
Vos missions
Gestion administrative
Vous participerez au fonctionnement administratif quotidien de l'agence :
- saisie et mise à jour d'informations dans nos différents outils ;
- création, suivi et contrôle de dossiers ;
- gestion et classement de documents et fichiers ;
- mise à jour de tableaux de suivi ;
- préparation et mise en forme de documents ;
- vérification des informations et détection des éléments manquants ;
- suivi d'échéances et relances.
Coordination et circulation de l'information
Vous occuperez une position transversale au sein de l'équipe :
- suivi et traitement des emails et demandes entrantes ;
- identification des demandes pouvant être traitées directement ;
- orientation des autres demandes vers la personne compétente ;
- transmission des informations importantes ;
- suivi des demandes nécessitant une action ;
- alerte lorsqu'un sujet nécessite une attention particulière.
Votre rôle ne sera pas simplement de transmettre une information, mais de contribuer à ce qu'elle soit prise en charge par la bonne personne et correctement suivie.
Relation clients
Vous participerez à l'accueil et au suivi de nos clients :
- accueil téléphonique ;
- réponse aux demandes administratives et courantes ;
- orientation vers le bon interlocuteur lorsque la demande nécessite une expertise particulière ;
- suivi de certaines demandes et démarches administratives.
Comptabilité et gestion
Vous prendrez progressivement en charge différentes tâches administratives et pré-comptables :
- collecte et classement des pièces ;
- saisie ;
- contrôles et rapprochements simples ;
- suivi de factures et règlements ;
- préparation d'éléments destinés à la comptabilité.