Assistant administratif / Assistante administrative

La Structure régionale d'appui (SRA) à la qualité des soins et à la sécurité des patients d'Occitanie accompagne les professionnels de santé quel que soit leur mode d'exercice, dans les domaines de la qualité, la gestion des risques associés aux soins et l'évaluation des pratiques. Association loi 1901, ses missions sont définies par l'article Art. R. 1413-75 du code de la santé publique.
Ses actions prennent la forme d'appuis méthodologiques, formations, informations, animation de groupes de travail, expertises et participation à des travaux de recherche dans le domaine de la qualité et la sécurité des soins. Son programme d'action est défini par ses membres.

La SRA est dotée d'une équipe opérationnelle pluri-professionnelle composée de :
- 1 médecin coordonnateur - responsable (1 ETP)
- 1 coordinatrice administrative (1 ETP)
- 1 assistante qualité (1 ETP)
- 2 chargées de mission qualité et gestion des risques sanitaire (2 ETP)
- 1 ingénieure qualité gestion des risques (0,8 ETP)
- 3 chargées de mission qualité et gestion des risques - secteur médico-social (1,8 ETP)
- 1 médecin Gestion des risques (0,2 ETP)
- 1 chargée de communication en alternance (1 ETP)

Relations professionnelles
Rattachement hiérarchique Sous la responsabilité hiérarchique du médecin coordonnateur responsable de la SRA
Relations fonctionnelles Travail en collaboration avec les membres de l'équipe opérationnelle de la SRA Occitanie

VOTRE POSTE
L'assistant-e administratif-ve et formation apporte un soutien global aux projets de l'association en assurant la gestion et le traitement des informations et documents administratifs qui lui sont confiés.
- Elle prend en charge la gestion courante des réunions, évènements et actions de formations de l'association.
- Elle assiste l'équipe opérationnelle dans la mise en œuvre des projets, des actions de formation et contribue à la communication ainsi qu'à l'organisation de l'association.

Vos missions
- Gestion des communications internes et externes (appels téléphoniques, courriers électroniques, courrier postal, .)
- Préparation et mise en forme des documents, comptes-rendus, rapports et présentations pour les réunions internes et externes
- Participation à la gestion des adhésions (appel à cotisation, renouvellement d'adhésion, ouverture des accès adhérents, .)
- Gestion des fournitures de bureau et des besoins logistiques
- Assurer les relations avec les prestataires de maintenance et les fournisseurs (entretien, support informatique, .)
- Participation à la mise en place des procédures relatives au RGPD

Gestion administrative et logistique de l'activité de formation
- Participation à la planification des sessions de formations
- Constitution, gestion et suivi des dossiers dans le respect des règles et procédures établies en lien avec la certification QUALIOPI (inscription, convention, attestation, .)
- Organisation des sessions de formation (réservation, convocation, .)
- Préparation des dossiers formateurs (émargement, évaluation, support de formation, .)
- Transmission des éléments de facturation
- Participation au suivi de la politique qualité de l'activité de formation

Gestion administrative et logistique des évènements
- Participation à la planification des évènements
- Gestion des inscriptions aux évènements web (ateliers, webinaires, .)
- Organisation et suivi des réunions
- Participation à l'organisation des manifestations (séminaires, conférences, .)


Conditions de travail
Quotité de travail en équivalent temps plein (ETP) : 1 ETP
Prise de poste : à partir du 1er juillet 2024
Horaires de travail : du lundi au vendredi 09H00-12h30 et 13H30-17H00
Lieu de travail : 6 rue de Lourdes, 31300 TOULOUSE
Télétravail possible 1 jour/semaine