Assistant administratif / Assistante administrative

CDD de 6 mois - date de prise de fonction : 01/09/2026

Activités principales pour la fonction d'assistante de formation pédagogie-administrative :

- Suivi pédagogique et administratif des actions de formation

- Diffusion d'informations et communication sur les actions de formation en amont

- Production de document liés à l'action de formation en lien avec le service formation continue de la Faculté

- Participer et assurer le suivi administratif des actions de formations

- Suivi et mise à jour des procédures liées à l'organisation administrative des actions de formation

- Suivi des candidatures web (eCandidat) et assistance pour la gestion des inscriptions web (Iaprimo et Apoweb) en lien avec Apogée

- Réservation et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (ex : salle, matériel, logiciels, documents)

- Suivi du planning des formations

- Suivi logistique des actions de formation

- Vérification de la présence des apprenants et des enseignants

- Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard

- Gestion en cas d'incidents majeurs (absence de formateurs, indisponibilité des salles de formation ou de matériel.) et suivi de la résolution des incidents

- Aide auprès de la gestionnaire de formation pour la mise à jour du site internet pour les formations FMC

- Gestion « scolarité/pédagogique » des stagiaires

- Suivi et gestion des candidatures sous la supervision de la responsable pédagogique

- Saisie des inscriptions sur le logiciel APOGEE

- Vérification des dossiers d'inscription et relances auprès des stagiaires

- Édition et envoi des certificats de scolarité

- Gestion et organisation des sessions d'examen : convocation aux examens, préparation et impression des sujets d'examen, accueil des candidats et distribution des copies pour les examens sur site, anonymisation des copies, levée d'anonymat

- Édition et envoi des attestations de réussite/ajournement

- Demande d'édition des diplômes, envoi des coupons réponses, envoi des diplômes par courrier recommandé Suivi de la scolarité des apprenants :

- Gestion des candidatures et des inscriptions en lien avec les responsables de formation

- Accueil des apprenants

- Suivi et accompagnement « au quotidien » des apprenants

- Création et mise en place des liens pour les cours en ligne

- Récupération (auprès des intervenants) et dépôt des supports de cours sur la plateforme dédiée (eCampus)

- Informations des apprenants, identification et traitement des problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants

- Assurer la gestion de l'évaluation et des sessions d'examens

- Gestion les résultats d'examens, rédaction des procès-verbaux, remise des diplômes

- Gestion administrative du Département pour les tâches suivantes

- Coordination avec les secrétariats pédagogiques pour la gestion des différentes formations (liste des inscrits, transmission des documents.)

- Mise à jour du tableau des formations

- Gestion ecampus : recensement des besoins à la rentrée universitaire, création des cohortes & veille tout au long de l'année selon les besoins des enseignants/apprenants Pour les inscriptions auto-financées

- Inscription et enregistrement des frais de formation sur le logiciel YPAREO

- Suivi administratif des actions de formation (inscriptions Apogée, Yparéo et WEB)

- Édition de la facture + contrat de formation professionnelle à l'agence comptable

- Édition des bordereaux de paiement et envoi à l'agence comptable

- Envoi du certificat de scolarité + contrat de formation professionnelle au stagiaire

- Archivage des dossiers

Compétences, savoirs:

- Connaissance générale du système éducatif de l'enseignement supérieur

- Notions de base de la réglementation de la formation continue du secteur santé

- Maîtrise des techniques de gestion administratives