Assistant administratif / Assistante administrative

Le poste :
Votre agence d'intérim PROMAN recrute Un Assistant administratif H/F Vous aurez pour mission d'assister la Direction dans la gestion administrative des activités du pôle affichage, avec pour objectif d'optimiser les résultats de l'entreprise. Les tâches prioritaires incluent :
- Assurer la gestion administrative de l'activité courante, incluant la facturation et le recouvrement.
- Créer les documents administratifs liés à l'exploitation du parc de panneaux (contrats, avenants de location, baux de location d'emplacement).
- Constituer et transmettre les dossiers de baux.
- Veiller au suivi des baux, y compris leur vie et leur fin.
- Suivre les bouclages des impressions de panneaux.
- Maintenir un contact privilégié avec la filiale SIGMA pour les devis et chantiers récurrents.
- Garantir la complétude des dossiers clients.
- Gérer les relations avec les clients, fournisseurs et bailleurs.
- Assurer le suivi des encaissements et du recouvrement.
- Collaborer avec les prestataires infographistes.
- Émettre des factures et contrôler le calcul des commissions des commerciaux.
- Respecter la procédure de classement informatique et physique. Les tâches secondaires comprendront :
- Alimentation et suivi des reportings et bases de données d'activités.
- S'assurer de la conformité réglementaire de l'implantation des dispositifs d'affichage.
- Gérer les relations avec les autorités tutelles de l'activité d'affichage.
- Collaborer sur la partie commerciale (mailing).
- Suivre le matériel nécessaire à l'entretien et au développement du parc affichage.
- Traiter les mails et demandes diverses.
- Rédiger des courriers de résolution de litiges clients/fournisseurs.
- Gérer les imprévus liés au poste.
- Proposer des solutions pour améliorer la gestion par l'outil informatique et les logiciels dédiés.
- Mettre à jour les tarifs applicables.
- Garantir la qualité de service et assurer la satisfaction de la clientèle.
- Détecter les problèmes et proposer des solutions.
- Effectuer le classement et archivage régulier des documents.
- Gérer les affiches LC papier, en collaboration avec le colleur.
- Suivre les devis en appui avec Direx.
- Gérer les rappels aux clients pour leurs campagnes et obtenir les visuels.
- Mettre à jour le calendrier des campagnes.
- Gérer les contrats clients LC. La mission est basée à BAIE MAHAULT Poste à pourvoir rapidement.


Profil recherché :
Compétences requises :
- Maîtrise des logiciels de secrétariat et de gestion de tableaux.
- Connaissances approfondies des réseaux informatiques.
- Capacité à organiser et prioriser le travail selon les enjeux et les délais.
- Rigueur et précision dans le respect des délais.
- Capacité à s'intégrer dans une chaîne de décisions.
- Aptitude à gérer des situations d'urgence avec efficacité.
- Sens de l'initiative et proactivité. Qualités professionnelles :
- Esprit d'équipe et collaboration.
- Flexibilité pour s'adapter aux besoins changeants de l'entreprise.
- Capacité d'analyse et de synthèse.
- Excellent relationnel avec les interlocuteurs internes et externes.
- Autonomie et sens de l'organisation.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.