Assistant administratif / Assistante administrative

Au sein de la Direction Générale des Services et du Pôle Administration Générale - Finances, vous gérez divers dossiers administratifs et juridiques.

ACTIVITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES DU POSTE :

Gestion administrative et Juridique :

- Déclarations et gestion des sinistres, relations avec les assureurs,
- Assistance sur la préparation du Conseil Municipal ainsi que diverses instances : ordre du jour, convocations, rédaction de délibérations et finalisation du PV, préparation de dossiers, envoi au contrôle de légalité etc.
- Centralisation, gestion et vérification des décisions et arrêtés
- Tenue des registres
- Suivi de la réglementation et gestion des taxis et des ouvertures de commerces le dimanche
- Établissement et suivi des dossiers des demandes de subventions des associations
- Assistance à la responsable des marchés publics pour diverses missions administratives : préparation des DCE, aide à l'analyse, assistance à l'envoi des marchés aux titulaires
- Tout autre mission liée au service juridique

Autres missions de gestion en lien avec la DGS :

- Coordination de la circulation d'informations entre la DGS et les autres services
- Préparation et tenue de dossiers divers en coordination avec la DGS et notamment les demandes de subventions d'équipement
- Rangement et tenue des dossiers du DGS (archivage, classement .)
- Rédaction de divers notes et courriers

Autres missions partagées selon la charge de travail ou pour remplacement pendant les congés ou absences :

- Filtrage des appels téléphoniques
- Gestion de l'agenda (réunions, rendez-vous .)
- Ouverture et enregistrement de l'ensemble du courrier papier et électronique
- Préparation du bureau municipal
- Planning des salles de l'hôtel de ville
- Établissement des plannings de gardiens de l'hôtel de ville