Assistant administratif / Assistante administrative

La Communauté de Communes de la Côte d'Albâtre (38 communes - 28 000 habitants) recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour le secrétariat général et le secrétariat du Président.
Emploi à temps complet Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi : 8h30-12h30/13h30-17h30 - Vendredi : 8h30-12h30/13h30-16h30 soit 39 heures avec 23 jours de RTT et 25 jours de congés.
Recrutement emploi titulaire ou contractuel de 12 à 36 mois
Définition :
Sous la responsabilité de la cheffe de service, participation à l'ensemble des missions du service.
Direction Générale
Missions principales
- Gérer les assemblées (conseil communautaire, bureau, conférence des maires, conférence des conseillers communautaires) de la convocation à la tenue de la séance
- Assister la responsable du service et le Directeur Général des Services
- Rédiger des comptes rendus
- Rédaction de courriers, de notes de service, de lettres d'information, etc.
- Participation au déploiement des nouveaux outils (exemple KDELIB)
- Création de bons de commande et suivi de l'exécution budgétaire
- Création et gestion d'outil de suivis, de supports de présentation et de questionnaires
- Gestion des abonnements aux revues et achats d'ouvrages pour les services
- Organisation des moments de convivialité organisés par la Direction Générale
- Gestion des déplacements du DGS (Réservation hôtels, train, etc.)
- Gestion des ordres de mission

Secrétariat du Président
Missions principales
- Assister la responsable du service
- Gestion des permanences du Président (prise de rendez-vous, tenue du fichier de suivi)
- Organisation des déplacements et des déjeuners de travail
- Organisation d'événements en lien avec les services (Cérémonie des vœux, inaugurations)
- Création des demandes liées à l'organisation, la logistique d'évènements dans le logiciel métier utilisé
- Rédaction de courriers
- Gestion des rencontres communales

Accueil
- Remplacement ponctuel des agents d'accueil

Activités en cas d'absence de la responsable
- Validation du courrier arrivé
- Gestion des actes administratifs (décisions, arrêtés) de la réception jusqu'à la publication
- Assister aux réunions du Bureau et du Comité de Direction
- Gestion de l'agenda du Président et du DGS
- Gestion des différentes boites mails

Activité spécifique :
- Participer au groupe de travail requalification site piscine Saint Valery en Caux (convoquer les membres, assister aux réunions, rédiger les comptes rendus)

Moyens mis à disposition :
Ordinateur portable, téléphones, casque softphonie, clé FAST, logiciels métier

Participation et selon un planning défini, aux différentes réunions (bureau, conseil communautaire, conférence des maires, conférence des conseillers communautaires) en complémentarité avec la cheffe de service, respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

Relations:
Internes
- Les services de la Communauté de Communes
- Les élus (Président, Vice-Présidents, conseillers communautaires et municipaux.)
Externes
- Les administrés, les entreprises, les associations, les organismes, la préfecture, la sous-préfecture, les mairies, les élus etc.

Savoirs :
- Les statuts de la CCCA
- Les délégations de compétences accordées au Président et Bureau
- Fonctionnement et rôle des différentes instances existantes au sein de la CCCA
- Des notions de comptabilité analytique

Savoir faire :
- Maitrise de l'outil informatique et des logiciels métiers,
- Capacité rédactionnelle et organisationnelle
- Organisation et gestion du temps de travail

Savoir être :
- Discrétion, organisation, autonomie, polyvalence, esprit d'équipe

Diplômes requis : BAC à BAC+2 minimum

Evolutions possible en fonction des élections à venir, des politiques publiques, et des modifications cadre institutionnelles et réglementaires.