Assistant administratif / Assistante administrative

Le temps partagé, c'est quoi ?
Ce mode de travail allie emploi durable et flexibilité : vous signez un contrat unique (CDI/CDD à temps plein ou temps partiel) avec le groupement, et vous partagez votre temps de travail au sein d'une ou plusieurs entreprises adhérentes.

Nous recherchons pour l'un de nos adhérents un.e Assistant.e Travaux H/F - 24,50 h/semaine.

APPELS D'OFFRES / CANDIDATURES
- Recensement des pièces à fournir selon les Règlements de Consultation
- Établissement des sommaires et dossiers de présentation
- Collecte des documents contractuels auprès des cotraitants
- Rédaction et préparation des documents pour la remise des plis (Word, Excel, documents officiels)

SUIVI DES OPÉRATIONS / AFFAIRES
- Élaboration et transmission de documents internes

GESTION DES CONTRATS DE SOUS-TRAITANCE
- Envoi des demandes de documents administratifs aux sous-traitants
- Génération des numéros de contrats sur application interne
- Suivi de l'avancement des contrats sur tableau jusqu'à signature
- Transmission des documents d'assurance pour validation
- Mise en forme et vérification des contrats (contrôles successifs)
- Établissement et envoi des attestations de remise d'annexes en dématérialisation
- Finalisation des contrats, transmission numérique aux sous-traitants et aux responsables internes
- Suivi du processus de validation et communication interne associée

PROCÉDURES QUALITÉ / CAUSERIES
- Recensement des causeries à produire selon les directives du service Qualité
- Création sur l'application Qualité des supports traitant : politiques du groupe, accueil, formation, sécurité, conditions de travail.
- Transmission pour validation par le service QSSE

ASSISTANAT COURANT
- Interface téléphonique avec les sous-traitants
- Gestion du courrier (arrivée/départ) et tenue du tableau de suivi
- Gestion des notes de frais de l'encadrement
- Suivi et validation des titres-restaurant
- Commande des fournitures et consommables nécessaires au bon fonctionnement de l'agence
- Tâches administratives classiques (classement, archivage, saisies diverses)

PROFIL RECHERCHÉ
- Organisé(e), méthodique et autonome
- À l'aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, applications internes)
- Bon relationnel, sens du service
- Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément
- Une expérience en assistanat travaux ou administratif serait un plus

Lieu : Montpellier
Contrat : CDI - Temps partiel 24,5 h/semaine
Rémunération : 13 €/h
Avantages :
- Prime de 13ème mois
- Tickets restaurant
- Un environnement bienveillant, dynamique et structuré