Assistant administratif / Assistante administrative

Le GIP FTLV de Nancy recrute un Assistant Coordonnateur pédagogique (H/F) :
- CDD jusqu'au 31.08.2025
- Temps complet - 100% (37h30/semaine)
- Lieu : Nancy (54)
- Déplacements régulier
- Salaire : entre 2000€ brut et 2080€ brut /mois

Mission principale :

Coordination logistique et matériel des tiers lieux : Organisation, déploiement, installation, maintenance et formation sur le matériel implanté dans les tiers-lieux. Coordination pédagogique des tiers-lieux : Appui opérationnel du responsable des coordonnateurs des tiers-lieux de la DRANE ; en charge de la coordination des laboratoires.

Missions et activités :

Suivi administratif et financier des tiers-lieux :
- Appui à la gestion des tiers lieux et des équipes : recueil des pièces justificatives, renseignement des bases de données de suivi de projet, échanges avec les coordonnateurs, etc. ;
- Rédaction des comptes rendus des différentes réunions : point de situation, comité de pilotage, réunion avec les prestataires et autres partenaires, réunion de service, etc. ;
- Collecte des rapports et comptes rendus des collaborateurs ;
- Renseignement et mise à jour des bases de données de suivi de projet : création de réunions, de feuilles d'émargement, insertion des justificatifs (comptes rendus, photos, etc.) ;
- Gestion des archives physiques et numériques liées au projet ;
- Suivi du matériel acquis sur les projets ;
- Application des procédures d'expression de besoins ;
- Application des procédures d'achats et collaboration avec les services du GIP-FTLV (services en charge du suivi financier du projet) et des prestataires concernés afin de pouvoir organiser des déplacements professionnels : demande de devis, rédaction de cahier des charges afin d'exprimer son besoin, réservation d'hébergement et de transport sur une plateforme dédiée, etc. ;
- Mise à jour des plannings des différents événements prévus tout au long de l'avancée du projet ;
- Rendre compte de son activité au chef projet Ambition 21 ;

Coordination pédagogique :
- Réalisation d'études prospectives afin d'organiser des déplacements, des formations : visites préalables des sites, consultation de sites internet, etc. ;
- Aide à l'organisation de formation, d'évènements. Aide à la rédaction des programmes, des déroulés, listing des personnes à convoquer, réservation d'hébergement et de transport en lien avec le GIP FTLV, etc.
- Mise en place d'une plateforme en ligne de gestion de matériel et gestion du matériel dans les laboratoires ;
- Appuyer l'équipe projet sur l'élaboration de documents techniques ;
- Appui à l'équipe pour organiser les réunions régulières inhérentes à l'avancée du projet.
- Appui à l'équipe pour la réalisation de bilans réguliers sur l'avancée du projet ;

Compétences et capacités :

Expérience :
Participation à l'organisation d'évènement de manifestation : conseillé.
Suivi administratif : demandé.
Aisance à l'utilisation et à la mise en place des outils informatique : demandé.

Formation :
Bac+2 souhaité

Les savoirs :
- Bonne compréhension du projet ainsi que son environnement ;
- Maîtrise d'outils de communication et d'informatique (suite Office, etc.) ;
- Transmission des informations et bonne coordination du projet ;
- Une certaine maîtrise de l'anglais souhaitée.

Les savoir-faire :
- Techniques de prise de notes ;
- Capacité à organiser son activité et à en rendre compte ;
- Travail en équipe ;
- Capacité d'anticipation ;
- Être à l'aise avec les chiffres ;
- Capacité à gérer les priorités ;
- Adaptabilité.

Les comportements professionnels :
- Sens relationnel développé ;
- Autonomie ;
- Esprit d'initiative ;
- Sens de l'organisation.