Assistant administratif/Assistante administrative de projet

Nous sommes une agence d'architecture à taille humaine, basée à Biarritz et nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) ayant un diplôme de niveau bac+2 spécialité assistanat et gestion.

VOS COMPETENCES :

Savoir-faire :
- Logiciels : Maîtrise Excel, Word, Outlook, Photoshop apprécié
- Langues : Maîtrise orale et écrite du français, Notions d'anglais
- Connaissances du vocabulaire du bâtiment/copropriété

Savoir-être :
- Gestion des priorités
- Détermination
- Organisation
- Prise d'initiative
- Bon relationnel
- Autonomie
- Esprit de synthèse
- Concentration
- Dynamisme
- Intérêt pour les chiffres

VOS PRINCIPALES ACTIVITES (liste non exhaustive) :

SECRETARIAT COURANT :
- Accueil téléphonique/physique et prise de messages
- Distribution et envoi du courrier
- Traitement des mails
- Saisie, correction et mise en page de documents
- Création de documents types
- Classement/archivage des documents administratifs
- Préparation des déplacements du gérant/collaborateurs
- Suivi des abonnements (magazines, mobiles, télépéage...)
- Gestion de nos plateformes de communication : site, Instagram, Linkedin
- Mise à jour des documents légaux en ligne

GESTION :
- Suivi de la déclaration annuelle des chantiers
- Dépôt des chèques en banque
- Gestion des fournitures et commandes
- Gestion de la téléphonie, copieur, ménage, clés, alarmes...
- Gestion des dysfonctionnements informatiques/téléphoniques
- Règlement des factures fournisseurs / sous-traitants
- Collecte de documents légaux sous-traitants (Urssaf, Kbis, RIB, assurances)
- Facturation des loyers locataires
- Recherche de nouveaux locataires
- Suivi des sinistres
- Analyse des dépenses annuelles

RESSOURCES HUMAINES :
- Suivi des dossiers salariés (médecine du travail, infos paie, mutuelle)
- Tickets restaurant
- Suivi des congés / arrêts maladie
- Organisation des formations professionnelles
- Suivi des conventions de stage

EN COLLABORATION avec le comptable et le gérant :
- Vérification et classement des pièces à comptabiliser
- Envoi des infos paie
- Envoi des documents pour déclaration des taxes et du bilan annuel

SUIVI DES AFFAIRES :
- Préparation des documents administratifs relatifs aux chantiers (OS, PV, marchés etc)
- Vérification de l'avancement de la facturation des honoraires
- Etablissement de propositions et notes d'honoraires
- Suivi des règlements des honoraires et éventuelles relances
- Suivi régulier des heures réalisées par les collaborateurs et comparatif avec les honoraires
- Suivi des tableaux de chantier
- Gestion des appels d'offres

Fourchette salariale : à définir selon profil

Merci de nous transmettre votre candidature à contact@architecte-delettre.com avec pour objet « candidature au poste de d'assistant administratif »